公司（工廠）采購流程
一、下單：
1.通常情況下，采購員接到缺料，獲取缺料以下基本信息：存貨編碼，產品型號，數量。
2.分析缺料信息是否合理，再將定單下給供應商，定單必須含有以下信息：材料型號，數量，單價，金額，計劃到貨日期。
3.采購審核員根據具體情況進行定單審核
4.定單傳真給客戶以后，采購員需要與客戶確認采購信息，并要求簽字回傳。
二、稽催：
采購定單完畢以后，采購員根據采購定單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復確認到貨日期直至材料到達我公司。
三、入庫：
一）實物入庫：
收貨員收材料之前需確認供應商的送貨單是否具備以下信息：供應商名稱，定單號，存貨編碼，數量；如定單上的信息與采購定單不符，征求采購員意見是否可以收下。
二）單據入庫：
采購員根據檢驗合格單，將檢驗單上的數據入到用友中，便于以后對帳。但也存在些問題，表現為：1.外加工的檢驗合格單沒有入庫；2.采購入庫定單號和數量比較混亂。
四、退貨：
采購填寫退貨單，進行定單退貨。
五、對帳：
一）月結表：
每個月月初，各供應商將上月月結表送至我公司，采購員根據我公司收貨員簽字的送貨單，我公司的入庫單據和單價表核對月結表。
目前月結表中出現以下不足之處：無定單號，存貨編碼，退貨數量，上月欠款余額，發生額至本期欠款余額等信息。
二）增值稅發票：
校對發票上的以下信息：我公司的全稱，帳號，稅號，發票上的材料名稱，數量，金額。
在此發面我們也有欠缺表現為發票金額大于定單金額，特指一張定單只有一種材料的情況。
六、付款：
根據付款周期編制付款計劃，安排付款。
篇2：麗灣酒店采購部工作流程
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一、各類物品采購工作流程
1、倉庫補倉物品的采購工作流程：
倉庫的每種存倉物品，均應設定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:
?。?）貨品名稱，規格；
?。?）平均每月消耗量；
?。?）庫存數量；
?。?）最近一次訂貨單價；
?。?）最近一次訂貨數量；
?。?）提供本次訂貨數量建議。
經何董事簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經理初審同意后，按倉庫“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內完成。如有特殊情況，要向主管領導匯報。
2、部門新增物品的采購工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經理或各餐廳總廚應撰寫有關專門申請報告，經董事會審批后，連同“采購申請單”一并送交采購部，采購部經理初審同意后，按“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施.
3、部門更新替換舊有設備和物品的采購工作流程：
如部門欲更新替換舊有設備或舊有物品，應先填寫一份“物品報損報告”給財務部及董事會審批。經審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內必須注明以下資料:
?。?）貨品名稱，規格；
?。?）最近一次訂貨單價；
?。?）最近一次訂貨數量；
?。?）提供本次訂貨數量建議。
采購部在至少三家供應商中比較價格品質，并按酒店采購審批程序辦理有關審批手續，經董事會批準后，組織采購。
4、鮮活食品凍品的采購工作流程：
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購申請，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據當日經營情況，預測明天用量，填寫每日申購單交采購部，采購部當日下午以電話落單或第二日直接到市場選購。
5、燃料的采購工作流程：
采購部根據營業情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購申購計劃，填寫采購申請單，按酒店采購審批程序辦理，并組織實施。
6、維修零配件和工程物料的采購工作流程：
工程倉日常補倉由工程部填寫“采購申請單”，且采購申請單內必須注明以下資料:
?。?）貨品名稱，規格；
?。?）平均每月消耗量；
?。?）庫存數量；
?。?）最近一次訂貨單價；
?。?）最近一次訂貨數量；
?。?）提供本次訂貨數量建議。
大型改造工程或大型維修活動，工程部須做工程預算，并根據預算表項目填寫采購申請單(工程預算表附在采購申請單下面)，且采購申請單內必須注明以下資料:
?。?）貨品名稱，規格；
?。?）庫存數量；
?。?）最近一次訂貨單價；
?。?）最近一次訂貨數量；
?。?）提供本次訂貨數量建議。
以上采購申請單經何董事簽批同意后送采購部經理初審，采購部經理初審同意后，按“采購申請單”內容要求，在至少三家供貨商中比較，選定相應供應商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經董事會批準后，采購部立即組織實施.
二、采購工作流程中須規范事項:
1、所有的采購申請必須填寫一式四聯，采購申請單經部門經理核簽后，整份共四聯交給資產會計，資產會計復核后送董事。
2、采購申請單一共四聯，在經審批批準后：第一聯作倉庫收貨用。第二聯采購部存檔并組織采購。第三聯財務部成本會計存檔核實。第四聯部門存檔。
3、審核采購申清單：收到采購申請單后、采購部應作出以下復查以防錯漏。
?。?）簽置核對：檢查采購申請單是否部門經理簽置，核對其是否正確。
?。?）數量核對，復查存倉數量及每月消耗，決定采購申請單上的數量是否正確。
4、邀請供應商報價。
三、貨比三家工作流程：
每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的是防止有關人員從中徇私舞弊，保證采購物品價格的合理性。酒店采取三方報價的方法進行采購工作，即在訂貨前，必須征詢3個或3個以上供應商報價，然后確定選用那家供應商的物品，具體做法是：
1、采購部按照采購申請單的要求組織進貨，填制空白報價單，
包括：①填寫空白報價單中所需要的物品名稱、產地、規格、型號、數量、包裝、質量標準及交貨時間，送交供應商（至少選擇3個供應商），要求供應商填寫價格并簽名退回。②對于交通不便或外地的供應商，可用傳真或電話詢價。用電話詢價時，應把詢價結果填在報價單上并記下報價人的姓名，職務等。③提出采購部的選擇意見和理由，連同報價單一起送交評定小組審批。
2、評定小組根據采購部提供的有關報價資料，參考采購部的意見，對幾個供應商報來的貨品價格以及質量，信譽等進行評估后，確定其中一家信譽好、品質高、價格低的供應商，報董事會審核.四、采購活動的后續須跟進工作
1、采購訂單的跟催
當訂單發出后，采購部需要跟催整個過程直至收貨入庫。
2、采購訂單取消
?。?）酒店取消訂單：
如因某種原因，酒店需要取消己發出之訂單，供應商可能提出取消的賠償，故采購部必須預先提出有可能出現的問題及可行解決方法，以便報董事會作出決定。
?。?）供應商取消訂單：
如因某種原因，供應商取消了酒店已發出的訂單，采購部必須能找到另一供應商并立即通知需求部門。為保障酒店利益，供應商必須賠償酒店人力、時間及其他經濟損失。
3.違反合同：
合同上應載明詳細細則，如有違反，便應依合同上所載處理。
4.檔案儲存：
所有供應商名片、報價單、合同等資料須分類歸檔備查，并連同
采購人員自購物品價格信息每天須錄入至采購部價格信息庫.
5.采購交貨延遲檢討
凡未能按時、按量采購所需物品，并影響申購部門正常經營活動的，需填寫《采購交貨延遲檢討表》，說明原因及跟進情況并呈財務部及董事會批示。
6.采購物品的維護保養：如所購買的物品是需要日后維修保養的，選擇供應商便需要注意這一項.對設備等項目的購買，采購員要向工程部咨詢有關自行維護的可能性及日后保養維修方法。同時，事先一定要向工程部了解所購物品能否與酒店的現有配套系統兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況
篇3：物料采購作業流程
物料采購作業流程
1．0 目的
為規范和完善采購作業程序，確保物料的申購、采購得到合理、有效的管控，特制定本作業流程。
2．0范圍
適合所有物料的采購、采購入庫及不合格品退貨的過程實施。
3．0職責
3．1總經理：負責《采購訂單》與《物料請購單》的最終審核審批工作；
3．2制造總監：負責生產物料《采購訂單》的審核工作；
3．3采購部：負責物料采購經辦、進度跟催及與供方溝通和管理工作；
3．4計劃部：負責《物料需求計劃》的制作、下發，負責《采購訂單》的制作、轉發及物料進度的控制。
3．5倉庫：負責物料數量的驗收、按照指令將不良物料退給供方、對供方的交期、交量進行考核、統計工作。
3．6 工程技術部：所有物料的圖紙資料及產品BOM資料與材料定額的及時、準確的提供；對采購過程中新開發物料進行樣板確認與評估。
3.7各職能部門負責《物料請購單》的申請
4．0 作業程序
4．1 生產物料由物控員以《物料需求計劃》方式提出申購，經物控部經理審批；樣板物料及工、量具、輔助用料等非生產物料由使用部門以《物料請購單》方式提出申購，經部門經理審批（如需采購物品單價在500元-2000元或《采購訂單》總金額在5000元以下的，由經理審核后由中心總監審批。如需采購物品單價在2000元以上或《采購訂單》總金額在5000元以上的，由心總監審批后由報總經理批準。）。所有經過審批的申購指令統一交到物控部，采購員負責簽收、處理。
4．2 采購員對接到的《物料需求計劃》（或《物料請購單》進行審核，并結合采購周期、最小訂購量、在途量等資料，進行采購期、量分析，要求在2天內完成。若發現有無達成期、量需求時，采購員與供方進行溝通，如仍無法達成要求的。采購員于30分鐘內反饋給物控員處理。如須更改《物料需求計劃》的，在征得物控部經理同意后，方可更改《物料需求計劃》（物控員須在更改處簽字、確認）。若正常，則按《物料需求計劃》的要求編制《采購訂單》。
4．3 采購員根據《物料需求計劃》、《供應商資料》等信息選擇滿足物料要求的供方，并于次日內編制完整、準確的《采購訂單》（必要時，附上樣板或技術文件資料等）交物控部經理審核、制造中心總監或總經理審批。
4．4 凡采購物品金額在100元以下的直接采購品、小量補采物料不需編制《采購訂單》，直接以《物料請購單》或外購方式采購，但必須經物控部經理審批后方可進行采購。
4．5 《采購訂單》審核、審批規定：
4．5．1 凡采購物品單項價值在500元以下或《采購訂單》總金額在1000元以下的，由物控經理審核，即可實施采購，如需采購物品單價在500元-2000元或《采購訂單》總金額在5000元以下的，由物控經理審核后由責任采購員報制造中心總監審批。如需采購物品單價在2000元以上或《采購訂單》總金額在5000元以上的，由制造中心總監審批后由責任采購員報總經理批準。
4．5．2 審核、審批、批準時間規定：緊急《采購訂單》于30分鐘內完成，常規《采購訂單》于1小時內完成。
4．6 物控經理、制造總監、總經理分別在規定時間內對《采購訂單》進行審核、審批、批準。若發現有誤，則通知責任采購員進行修改（必要時，按公司相關規定進行處理）；若無誤，則返交采購員實施采購作業。
4．7 若審核、審批、批準通過，由相應采購員將《采購訂單》下達供方，緊急《采購訂單》于30分鐘內完成，常規《采購訂單》于2小時內完成并要求對方書面回簽（緊急《采購訂單》要求供方在半個工作日內回簽，常規《采購訂單》要求1個工作日內回簽）。若《采購訂單》審核、審批、批準不通過時，采購員在30分鐘內回復請購部門負責人。
4．8 采購員將審核、審批、批準通過得《采購訂單》相應聯在供應商確認后2個工作小時內分發給倉庫、財務，并保管好所有《物料需求計劃》，《采購訂單》及《物料請購單》，以備對帳時提供給財務人員審查。
4．9 責任采購員負責對下達給供方得《采購訂單》進行回簽跟催。
4．10 采購員將《采購訂單》內容登錄《采購管制表》，當天將供方確認后得《采購訂單》在《采購管制表》予以標識、記錄，按時與供方保持聯系，要求供方按質、按量、如期交貨。
4．11 物控部經理定期、不定期對采購員得跟催情況進行檢查，并對異常情況按公司有關規定進行處理。
4．12 如因公司內部原因產生《采購訂單》內容需作變更時，采購員確認須變更后2個工作小時內與供方協商變更事宜，并書面通知變更，盡量減少本公司損失。若因供方原因產生《采購訂單》內容需作變更時，采購員于接到通知后30分鐘內通知物控員，并報物控部經理處理，變更涉及到賠償處理的按《供應商合作協議》執行。
4．13 采購員須要求供方按照我司要求填寫規范、完整、準確的《送貨單》，若未生產急料送貨，采購員須于供方送貨到廠前2小時通知倉庫做好收貨準備工作，若為供方晚上送貨，采購員須于供方送貨到廠的當天下午下班前通知倉庫，以便倉庫安排倉管員加班收貨。
4．14 供方送貨到廠后，由倉庫倉管員按《進料作業流程》對來料進行數量點收、品管部進料品管員按《進料檢驗報告》采購聯轉交采購員。
4．15 采購員需對倉管員或品管員反饋在收料過程中出現的異常問題進行協調與處理，必要時，與供方溝通、處理。
4．16 檢驗合格，倉管員填寫《材料/半成品進倉單》，按進倉規定辦理進倉手續，判定不合格，則啟動《進料不合格品處理作業流程》
4．17 倉庫將《材料/半成品進倉單》于第二天上午9：00前交物控部，采購員簽收《半成品進倉單》供方聯，并將供方聯傳真貨供方下次送貨時或供方約定的轉交日轉交給供方做結算憑證。
4．18 采購員根據《檢驗報告》、《材料/半成品進倉單》，將采購結果列入《采購管制表》。若有異常，則及時反饋給物控員，并報物控部經理處理。
4．19 公司財務會計核實《材料/半成品進倉單》內容，在與供方對帳無誤后，將采購金額列入應付款項。
4．20 若車間www.airporthotelslisboa.com退料，品管員判定為來料不良時，采購員在接到品管員的《檢驗報告》后于規定時間內處理后續工作，具體依《退料作業流程》規定執行。
4．21 采購員及時跟進因物料拒收而退貨處理的后續工作；及時跟進因車間退料、需再退供方以及短缺補采等處理工作；向供方反饋不良信息，并要求供方改善及確認退(換)貨、補貨交期。
5．0 處罰規定
5．1 對未按本流程規定時間內完成作業的，處罰責任人5元/次。
5．2 未辦理有效手續進行采購的，處罰采購員50元/單，若因此而給公司造成經濟損失的，按《賠償管理制度》處理，確有特殊先采購后補單的，只限小額、少量物料，且當天必須完成補辦手續，違者處罰20元/天，直至完成補辦手續為止。
5．3 對不按照流程規定交上級審核、審批、批準的，處罰責任人20元/單。
5．4 《采購訂單》未及時下達給相關部門的，處罰責任采購員5元/單。
5．5 《采購訂單》下達給供方后，未要求供方回簽的，處罰責任采購員5元/單。
5．6 采購員丟失《材料/半成品進倉單》的，按30元/單處罰。
5．7 采購員未按時聯絡退貨的，按5元/單處罰責任采購員。
5．8 采購員未按要求當天完成《采購管制表》登錄的，給予5元/單處罰。
5．9 財務對帳時審查《采購訂單》或《物料請購單》而采購員不能提供的，處罰采購員5元/單，若該單采購造成呆滯料的，按《賠償管理制度》處理。
5．10 凡接受供應商禮品、金錢，一經發現，一律開除，并對責任人進行賠償追溯，嚴重者送交公安機關處理。
6．0 相關表格
6．1 《物料需求計劃》
6．2 《物料請購單》
6．3 《采購訂單》
6．4 《采購管制單》
6．5 《檢驗報告》
6．6 《材料/半成品進倉單》