業主檔案管理標準作業規程(A版)

　　文件編號：**-WI-KF-09

　　1.目的

　　規范業主檔案的保管與跟蹤工作。

　　2. 適用范圍

　　適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。

　　3. 職責

　　3.1 客服主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。

　　3.2 客戶專員負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

　　4. 程序要點

　　4.1 業主檔案內容

　　a) 經業主簽署后的《業主(臨時)公約》《前期物業服務協議》

　　b) 經業主簽署后的《消防安全責任書》

　　c) 《業主(住戶)情況登記表》

　　d) 《資料簽收表》

　　e) 《鑰匙領(借)用登記表》

　　f) 《房屋交付驗收表》

　　g) 《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料

　　h) 《違章處理通知單》及處理結果資料

　　i) 業主的有關證件復印件。

　　j) 其他應保存的資料。

　　4.2 檔案盒(夾)

　　4.2.1 印制公司統一格式的檔案標貼紙

　　4.2.2 將制作好的檔案貼標粘貼在檔案盒(夾)左側立面頂部5cm位置上，并排列在檔案柜中。

　　4.3 住戶檔案盒的制作擺放

　　4.3.1 將寫有“樓號房號”的標貼紙貼在檔案盒側面上。

　　4.3.2 將住戶的有關資料存放在相應的檔案盒內。

　　4.3.3 將住戶的檔案盒(夾)按棟號、樓號、房間號地先后順序排列在檔案柜中。

　　4.3.4 按檔案盒(夾)內的各業主的資料排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄表》內，內容包括：房號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。

　　4.4 業主檔案的跟蹤

　　4.4.1 當發生下列情況變化時，客戶服務部客服專員應將變化情況記錄在業主檔案中;通訊電話聯絡方式發生變化時：業主\住戶發生更替時。

　　4.4.2 業主檔案跟蹤管理：由客戶中心客服專員每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、、水電費和其他服務費一個月以上的業主，客服專員應至少應至少每個15天跟蹤一次。

　　4.5 業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須保管理處經理批準，經客服專員辦理登記手續后方可查閱。

　　4.6 業主檔案應永久保存

　　4.7 客戶服務部人員應利用物業管理系統對業主檔案進行管理，并注意數據備份。

　　4.8 本管理規程執行情況作為管理處\客服相關人員績效考核的依據之一。

篇2：業主檔案管理工作規程

　　一、目的

　　規范業主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業業主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責

　　1、事務部主管負責業主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負責依照本程序具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業主檔案內容

　　(1)經業主簽署后的《業主公約》。

　　(2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。

　　(3)《業主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領用登記表》。

　　(5)《業主證領用登記表》。

　　(6)《業主入住驗房表》。

　　(7)《裝修施工申請表》、相關圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　(9)業主的有關證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、將業主的有關資料放在相應的文件袋內。

　　3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　4、業主檔案的跟蹤

　　(1)當發生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業主檔案中：

　?、偻ㄓ嶋娫捖摻j方式發生變化時;

　?、跇I主發生更替時。

　　(2)業主檔案跟蹤管理，由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經事務部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱。

　　6、業主檔案應永久保存。

　　7、將各業主資料輸入電腦進行管理。

篇3：物業服務中心檔案管理規程

　　物業服務中心檔案管理規程

　　1目的

　　對重要資料文件等進行有效保管，以便查閱。

　　2范圍

　　適用于EE物業服務中心檔案管理工作。

　　3標準作業要求

　　3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件：

　　a)管理文件：各部門在經營活動中產生的質量記錄文件。

　　b)證照文件：經營活動中產生的各類證、照等。

　　c)合同文件：經營活動中產生的各類合同等。

　　d)員工人事檔案：包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協議、競業限制協議等。

　　3.2檔案的收集整理

　　3.2.1質量記錄文件

　　3.2.1.1質量記錄表單按照規定時限，每月5號前由各部門負責人整理歸檔，行政人事專員每月檢查;

　　3.2.1.2質量管理文件由行政人事專員歸檔保存;

　　3.2.1.3與物業管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理，并保存。

　　3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。

　　3.3檔案保存

　　3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保證檔案完好無缺;一旦出現險情，須立即向部門經理或公司領導報告。

　　3.3.2嚴禁無關人員參閱檔案，非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

　　3.3.3檔案發生損毀、丟失時，根據損失程度追究有關人員責任。

　　3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上，關鍵崗位保存3年以上，并建立《離職員工檔案登記表》，以便查詢。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件)，須經物業服務中心經理同意后辦理登記手續;使用完畢須及時、完整地歸還檔案，不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件，否則須承擔相應責任。

　　3.4.2任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復制，須經借出部門的負責人同意方可。

　　3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密，絕不可外泄檔案內容;由于泄密而給公司造成損失的，公司將追究其有關責任。

　　3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天，長期使用檔案借閱期不得超過15天，如確需延期須提前辦理續借手續。

　　3.5檔案移交

　　3.5.1如檔案需向其他部門移交，須經物業服務中心經理批準，并建立《檔案移交簽收表》，由經辦人簽字，以明確責任。

　　3.5.2員工進行公司間調動后，由調入公司人力資源部在員工辦理調動手續后一周內向調出公司人力資源部取回調動人員的人事檔案，調出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》，由雙方經辦人當場簽字，以便查詢。

　　3.6檔案檢查

　　3.6.1檢查內容：檔案是否齊全，檔案有無存放錯誤。

　　3.6.2檢查時間：每月自行檢查一次。

　　3.7檔案銷毀

　　檔案銷毀需經物業服務中心經理批準。

　　4質量要求

　　4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序，方便能夠快捷地查閱文件。

　　5記錄表單

　　5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13

　　5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14