公司物資采購財務管理制度

　　1總則

　　為了進一步規范物資采購行為，加強物資采購監督管理，根據國家要求，為提高公司經濟效益，特制訂本制度。

　　本制度是對公司購買原材料、燃料、輔料、備品備件(含進口)、工具(含進口)、油化、包裝、產配件、外購外協件、五金電器、勞保用品、辦公用品等物資及勞務協作過程中所發生的財務行為的基本規范。

　　2采購原則

　　2.1物資采購按照采購金額的大小，實行分級分權管理。

　　2.2除公司生產經營有特殊要求或僅有唯一供貨單位外，其余每一物資采購均應選擇兩個以上的供貨單位實行比質比價，同等產品比質量，同等質量比價格，同等價格比信譽，嚴格價格和質量監督。

　　供貨單位選擇和采購價格的確定，應做到公開、公平、公正，不搞個人特權和人情交易。

　　3物資采購價格管理

　　3.1公司對大宗原輔材料、定點采購材料應逐步實行招標采購管理。選點定點原則及具體做法按TS16949“采購控制程序”文件執行。

　　公司對非定點采購材料、零星采購材料，年累計采購金額較大的，也應盡量實行招標采購。

　　3.2公司成立專門的招標評審工作機構，由采購、質量、技術、財務部門及相應的副總經理共同負責招標工作。各部門在招標管理中的職責如下：

　　3.2.1采購部門(包括物資供應、工程部門、工具部門、設備制造部門)負責提供招標單位資料，擬定招標方案。

　　3.2.2技術、質量部門依據采購部門提供的招標單位資料，從技術、質量角度對招標單位的物資(產品)能否符合公司要求進行論證，并做出鑒定意見。

　　3.2.3財務部門著重進行價格論證，在滿足技術、質量要求的前提下，選擇最低價位的供應商。

　　3.3經相應部門論證后，招標金額在100萬元以下的物資采購，由招標評審機構集體討論確定中標單位，招標金額在100萬元以上的，由招標評審機構提議交總經理辦公會議批準實施。

　　3.4各責任部門應加強對中標單位管理，如發現中標單位擅自更改技術、質量要求和價格，必須及時向分管副總報告，后果嚴重的，應取消定點資格。

　　3.5為確保采購物資優質優價，公司對已經定點采購的單位，也必須每年進行審定，不搞終身制。需要對招標采購單位和招標采購物資作調整的，由采購部門及相關部門提出調整意見，按同樣的決策程序和管理權限執行。

　　3.6對不具備招標條件的物資采購、非定點的物資采購、零星采購物資按采購金額的大小，重點進行價格控制與管理：

　　3.6.1同一型號規格一次采購金額在1萬元以下或年累計采購金額在10萬元以下的物資,由采購部門負責人批準后采購。

　　3.6.2同一型號規格年累計采購金額在10--20萬元的物資，由采購部門提出兩個以上供貨單位，進行比質比價，并做出傾向性意見，經財務部門價格會審后，確定采購價格。當意見不一致時，由分管財務副總經理最終決定。

　　3.6.3同一型號規格年累計采購金額在20萬元以上的物資，由采購部門提出兩個以上供貨單位，進行比質比價，并做出傾向性意見，經財務部門價格會審后，報財務副總經理批準后采購。

　　3.6.4同一型號規格年累計采購金額超過100萬元的物資，按上述程序審核后，由財務副總經理提交總經理辦公會議決定，批準實施。

　　3.7公司委托子公司對外采購物資，采購價格按上述相應權限審核，經批準后采購。財務部門負責制定對內銷售加價率。

　　3.8為了保證物資采購工作及時、正常進行，凡價格方案應由總經理辦公會議確定的，則應在一周內給予答復;其余的則應在三天內給予答復;財務部門應與各采購部門認真配合，確保及時采購。

　　4合同簽訂與內部審核

　　4.1凡已進行招標采購的物資必須簽訂合同;非招標采購物資、非定點采購物資、零星采購物資在同一供貨單位年內采購金額滿20萬元以上的，也應簽訂合同。如事先不能確定的，應及時與財務部門溝通，并在事后補辦相應手續。

　　4.2合同由采購部門負責對外簽訂，但在簽訂之前，必須執行公司內部的合同簽訂審批規定。即由采購部門填制內部合同審批單，內容包括供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規格、單價、總金額等，采購部門按照管理權限逐級送審、簽字，經批準后方能對外簽訂合同。

　　4.3合同正本其中一份應由財務部門保留。

　　5資金付款及報帳管理

　　5.1根據采購資金用款的特殊性，采購部門可在規定的資金使用計劃內，先向財務部門申請用款。待該項物資發票報帳時，再進行審核。

　　5.2財務部門在報帳時，應當對原始單據進行審核，經審核無誤后方能報帳。具體審核內容如下：

　　5.2.1有無書面合同。

　　5.2.2合同是否有授權簽訂的批準手續。

　　5.2.3報帳發票的單位、物資名稱，數量，單價等是否與合同規定相符。

　　5.2.4無合同的付款事項是否符合公司相應的規定。

　　5.3對審核不符合規定的付款，財務部門可以拒絕報帳。財務人員在報帳中發現問題的，應及時報告或協調處理，以便嚴格制度，落實責任。

　　5.4財務和物資采購部門應同時對報帳物資進行基礎數據管理，將每一采購物資的型號規格、供應商、采購單價等基礎數據列入微機管理，為比價采購積累資料。

　　5.5審計部門應負責對重要采購事項進行監督審計，審計報告直接對董事長(總經理)負責。

　　6有關責任

　　6.1公司經營者及其高級管理人員應當認真執行本規定，支持公司采購部門、價格監督部門履行職責。

　　6.2公司責任部門、責任人員、及責任部門負責人應當按照本制度要求，結合公司實際情況，在執行中不斷完善物資比價采購管理。

　　6.3凡違反本制度，損害公司利益，造成公司資產流失的部門和人員應當承擔相應的責任：給公司造成直接經濟損失的，應依法賠償;對弄虛作假、以權謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，根據情節輕重給予通報批評、記過、調離崗位、解聘、除名等處理;構成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　7附則

　　7.1本制度適用于公司本部，全資、控股公司可參照本制度制定適合本企業的相應管理規定，經批準后實施。

　　制訂部門：工程處

　　負責人：馮志明

　　管理處審定：宣建清

　　7.2本制度由公司財務部門負責解釋。

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：學校后勤管理處物資采購及領用規定

　　學校后勤管理處物資采購及領用管理規定

　　為進一步提高后勤處管理水平，規范工作流程，建設數字化后勤，根據當前后勤處工作實際，經處委會研究，制定本規定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　?、藕笄谔幐骺剖倚栀徺I的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、莆飿I需用物資由物業維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　?、菍W校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　2、驗收：所購物資應嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發放制度。(購買的物資必須經過倉庫入庫后執行領用手續，特殊情況除外)

　　二、物資領用及管理

　　1、物業維修需用物資必須由物業維修主管到學校倉庫統一領取，其他人員未經批準不得隨意領用。物業領用的物資必須在一周內對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經學校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領用，出現不良后果由物業承擔全部責任并根據物業管理辦法進行相應經濟的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領用必須持“物資領用單”經科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發放，手續不全的不得發放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強對后勤處內各類物品的管理，各科室應安排專人根據學校固定資產管理辦法，對本科室內的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產管理員進行匯總。各科在工作過程中應及時對各種設備或工具進行維護和保養，確保設施設備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現的物品損耗、報廢等其他原因，應及時報告資產管理員及時銷賬。

　　本規定自下發之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計劃表

　　序號

　　物資名稱

　　規格

　　型號

　　數量

　　進場日期

　　預算資金或

　　特殊說明

　　申報人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領用單

　　序號

　　物資名稱

　　規格型號

　　數量

　　備注

　　領用人： 日期： 科室負責人：