寫字樓物業會議服務內容及要求

序號	服務內容	服務要求	責任部門
1	公共秩序	根據會議情況，在重要崗位安排專人負責車輛的疏導、驗證參會人員證件，維持會場內外秩序等相關工作	秩序維護部
2	環境衛生	負責會場內外衛生的清潔保潔場工作，確保整體環境衛生干凈、整潔、舒適，做到無雜物、無異味、窗明幾凈，并在重要衛生區域(如衛生間或茶水廳等區域)安排專人服務，衛生環境衛生持續達標。保證窗扇、窗簾開啟正常，依據天氣情況，通過窗扇、窗簾調節室內通風。	保潔部門
3	接待禮儀	迎賓、引導、物品幫拿、攙扶等工作，確保專人專崗。	會議部門
4	用餐住宿	派專人負責酒店和會餐的預定工作，并根據參會人數預先對房間進行安排，預定餐食時，要注意少數民族及外賓的飲食習慣。	會議部門
5	會場布置	根據要求，提前確定會場擺放形式，并將橫幅、花卉桌擺物品、席位桌簽卡，提前準備到位，擺放整齊劃一(詳見表1會場布置操作一覽表)	會議部門
6	文件發放	將文件按照擺放標準整齊擺放，注意區分有特殊注明的文件，避免出錯，對接到的特殊需求由專人負責遞送并反饋結果。	會議部門
7	茶飲、茶點	依據會議情況制定茶飲、茶點遞送的時間間隔，對接到的特殊需求由專人負責遞送并反饋結果。	會議部門
8	話筒音響系統	如果是手持麥克風，應保證麥克風電量充足，調節合適音量，保證音質良好。會前對話筒及音響進行檢查、調試。	音響部門
9	照明系統	保證燈具開啟正常，依據會議需求調節燈光。	維修部門
10	空調系統	保證空調冷熱功能正常，室內空氣清新舒適，依據會場內部溫度，隨時進行調節。	空調部門
11	檢查	對會前工作進行全面檢查，并做現場體驗，著重對設備、衛生、功能區域的設定、引導點、餐點等環節;會中進行關注，及時解決突發事件;會后要收集信息，總結不足。	會議主管部門

篇2：會議服務程序

會議服務程序

(一)接到通知單

　　當接到通知單時，必須了解并與銷售部的進一步的確認：

　　1、會議時間：會議開始和結束時間、需何時擺好場地、客人看場地的時間、TEA BREAK的時間。

　　2、會議地點：會議的地點、客人的用餐地點。

　　3、會議人數：會議的保證人數、計劃人數、TEA BREAK的人數并確認(因為有時會議人數與TEA BREAK人數不相一致)。

　　4、公司名稱及會議負責人的姓名及聯系方式。

　　5、會議價格、付款方式、簽字人姓名及簽字模式。

　　6、會議臺型及場地布置要求。

　　7、需用的會議設備、設施。

　　8、會議的日程安排。

　　9、橫幅或指示牌和名牌卡。

　　10、咖啡、茶點。

　　11、簽到臺。

(二)準備工作----會場的布置。

　　會議可分為記者招待會、產品展示會、簽字儀式、研討會、談判會、時裝展示會及其它種類的會議。會議的擺臺分為課堂式、劇院式、U型臺、長方型臺、回型(中空型)、T型臺、其它臺型、混合臺型。大型會議的擺臺與小型會議的擺臺大同小異。

　　. 1、會議的各種臺型

　　A、課堂式

　　(1)大會議室，通常是一排2張IBM臺，坐7個人。一行由2-3排組成，最前面有個STAGE，上面放講臺，立式麥克風，兩側擺白板、夾紙板、投影機、電視機等電器設備，STAGE上面掛旗，課堂兩側可以掛POST，展示臺?？Х炔椟c臺可擺放在會議室的最后邊，也可擺放在會議室外的過道或門的兩側。會議臺上鋪綠絨，每個位都有鉛筆，紙和水杯提供，會議開始前半小時就要把冰水倒下去。大型會議可不用綠絨，因為人數太多，除非是客人不許在廳房抽煙。

　　(2)小會議室，一般擺2排為1行，每排擺1張IBM臺，3個位，前邊擺OHP等電器，白板和白板BANNER等?？Х炔椟c臺可擺在旁邊過道上或擺廳房外。

　　(3)擺好臺型后，所有的過道、桌、椅、鉛筆、杯子等用繩子度量后全部在一條直線上。

　　(4)會議擺臺時一定要注意中間的過道寬度要適中，當有記者攝像和采訪時，其寬度宜大不宜小。兩排間的間距不要太近，以免客人坐得不舒服，同時給客人加茶水時操作不方便，除非是很多客人沒辦法。

　　B、劇院式

　　劇院式擺臺最省力，前邊的擺設(設備、BANNER、主席臺)和課堂式一樣，劇院式擺臺注意兩點：

　　(1)先擺橫豎兩排，中間留出通道，后面的椅子以上這二排為基準去擺。

　　(2)擺的時候如果眼睛視線不好，可以找繩子用兩張椅子拴住，以地毯花紋為參照，拉直線去擺。此種擺臺最重要的是看地毯花紋，因為花紋始終是直的，而且有間隔，咖啡茶點臺可視人數的多少，考慮擺在會議室內還是外。

　　C、長方型臺/橢圓型臺

　　(1)橢圓型臺是用2.5米的半圓和BQT臺拼起來，當人數不多于25人時可以用橢圓型臺，從美學的角度來看比較好。如果BQT臺不夠用時可用IBM臺拼起來代替BQT臺。

　　(2)長方型臺一般用IBM臺和BQT臺拼起來的，以BQT臺為主，寬度是2張BQT臺的長度，長方型臺的人數方面沒有一定的限制?？Х炔椟c臺可根據客人的要求擺在廳房內外。需注意的是：鋪臺布或綠絨時，要從上往下鋪，而不是從下往上，這樣如果從門口看，視覺效果非常不好，會有波浪形的感覺。

　　(3)無論是長方型臺還是橢圓型臺一定要注意臺一定要擺在會議室的中央。如果是中空的臺型則在臺中間最好擺上幾盆不超過半個頭的綠色植物裝飾。

　　D、U型

　　(1)一般U型臺不是面對面坐人，寬度只要一張BOT臺的寬度即可，或者由2張IBM臺拼起來。

　　(2)人數則由實際情況而定，但是如果人數超過40人以上則不宜用此臺型?？Х炔椟c臺擺放可在會議室內或外均可。

　　(3)OHP等電器可以放在U型臺的中間，白板和紙板可以擺兩邊，投影熒幕則擺放要U型的開口處的前邊。

　　(4)鋪臺可以用綠絨或者臺布圍臺裙，每個位再擺上紙筆和杯子即可。

　　備注：臺一定要擺在廳房中間，除非客人有特殊要求。

　　E、T型

　　(1)T型臺是時裝展示會常用的臺型。

　　(2)也可用在談判性質的會議，電器設備也很少，只要擺上紙筆，杯子和煙缸就可以?？捎肂QT臺{或者用IBM拼}擺，咖啡茶點臺一般擺在廳房門口?；匦闻_中間在擺幾盆不超過人頭的綠色植物裝飾，鋪臺一般也是用綠絨或者臺布圍臺裙，以實際情況決定。

　　F、其它臺型

　　此類臺型一般是客人的特殊要求或在特殊場合下面所使用的臺型，比如格蘭仕董事會的大圓型臺，財富雜志舉辦世界經濟論壇等臺型，此類臺型要依照客人的具體的要求及開會的性質進行擺臺。

　　G、咖啡茶點..

　　(1)咖啡茶點臺可擺放在會議室內或會議室外的走道中，具體根據會議室的大小或客人的具體的要求而定。

　　(2)需用餐具：咖啡杯和底碟及咖啡羹、咖啡爐、紅茶/奶茶、咖啡粉、咖啡糖和白砂糖、咖啡奶(咖啡專用)和三花淡奶(泡奶茶用)、淡奶盅、糖盅、甜品叉或水果叉、餐巾紙、開瓶器等。

　　(3)如果客人開會的天數超過一天，咖啡茶點臺的臺型最好是每天換一個。

　　(4)客人比較多的TEA BREAK，應將茶點與咖啡/紅茶分開放到兩個不同的臺上，因為客人用茶點的時間一般比較短，僅有15分鐘左右，這樣做可以加快客人取用的速度。

　　(5)續放食品時要注意不要碰到客人，要給客人先說對不起后將食品放到臺上。

　　(6)如果有需要保溫的茶點(比如咖喱角等)，則需要用熱盆保暖。

　　(7)客人比較多時COFFEE 和TEA不要用小的壺裝，而要用COFFEE URN。

　　I、混合臺型：混合臺型可以是U型臺加課桌式，或課桌式的后面加一些椅子，或長方型

　　后加課桌或椅子等，它視客人要求而定。

　　2、擺臺時的要求 A、主席臺的布.

　　(1)臺一般鋪白色臺布，圍紅色臺裙?；蚋鶕腿说囊蠖?。

　　(2)臺前要用矮綠色植物進行裝飾。

　　(3)臺面上放一盆鮮花。

　　(4)臺面上話筒的走線要用透明膠貼.

　　B、橫幅或背景字：按照客人的要求掛好，內容與客人要求相一致。

　　C、布置綠色植物：會議室內的綠色植物要茂密，擺放要均勻、美觀，無枯枝、爛葉。

　　D、擺桌椅：

　　.(1)擺桌的要求 ①高度要一樣高。

　?、谧雷娱g的間距要相同，桌子在同一條直線。

　　(2)擺椅子的要求

　?、僖巫右靡巫犹?，椅套要求無破損，干凈。

　?、谝巫訌臋M和豎的方向上看在同一條直線上。

　　E、鋪臺布或綠臺呢

　　(1)第一排桌子的臺布或綠臺呢前邊觸地

　　(2)過道邊下垂的臺布或綠臺呢的長度要一致

　　(3)鋪臺布或綠臺呢時，要從上往下鋪，而不是從下往上。

　　F、擺紙、筆、杯、煙盅

　　(1)每位客人擺兩張信紙，一支鉛筆，一只水杯，每三個客人一個煙灰盅。紙與桌邊平行，相距1厘米;鉛筆要削尖，斜擺放在紙的對角線上;水杯擺在信紙的右角上，杯的中心線與紙邊在一條線上。

　　(2)會議室中不擺煙灰盅，而提供薄荷糖，特別是香港、臺灣及外國客人時更應如此。在門口的大托盤上擺放煙灰盅供客人吸煙時使用。

　　(3)VIP會議擺臺要求：信紙放在用會議皮夾;給客人提供熱毛巾服務;每兩位客人一個煙灰盅或一碟薄荷糖;所有的臺圍臺裙;主席臺前必須有矮小綠色(最好擺出層次)植物裝飾;背景字前一定要有兩盆或更多的高大茂密綠色植物裝飾;室內的綠色植物一定要美觀;主席臺上的鮮花要漂亮，無枯萎。

　　G、鮮花：主席臺上要提供鮮花裝飾。

　　H、電器：對照客人的要求將所需的電器安裝并調試好。地上的走線必須用透明膠貼好。

　　I、咖啡茶點臺

　　(1)臺一定要鋪白色臺布，圍紅色或紫色臺裙。

　　(2)咖啡爐要準備好電源線，并用透明膠貼住走線;咖啡壺要干凈，數量要足夠;咖啡杯具要整齊擺放在臺上，咖啡杯的杯把朝向正右方，下面帶墊碟，咖啡更朝向右下方，與咖啡杯擺成45º;準備足夠的咖啡和紅茶包。

　　(3)餐巾紙要折成三角形，裝在面包碟中。

　　(4)咖啡奶裝在淡奶盅里，咖啡糖和白砂糖裝在糖盅里。淡奶盅和糖盅要用墊碟。

　　(5)甜品叉要裝在折成口袋狀的口布中并整齊地擺放在一起。

　　(6)在過道口或門口擺放大托盤和托盤架，托盤中擺放帶有墊碟的煙盅。

　　3、檢查

　　當所有的擺臺結束后必須對照宴會通知單檢查是否達到客人的要求。

(三)會議開始前的檢查工作

　　1、檢查各項準備工作

　　(1)員工工作狀態

　?、賳T工是否按照要求準時到崗開始工作;

　?、趩T工的儀表儀容是否完全符酒店的要求和標準;

　?、蹎T工對會議情況是否了解。

　　(2)電器類

　?、贂h開始前一個小時打開熱水器;

　?、诖蜷_燈光：會議室的燈光、過道的燈光;

　?、墼捦驳脑囈?、話筒數量是否按照客人的要求準備好、是否用透明膠粘貼地板上的走線;

　?、茈娔X投影機、膠片投影機、錄相機、VCD、電視機等客人要求使用的電器類和投影熒幕是否己調試好;

　?、萜渌腿艘筇峁┑奶厥鈨x器是否己經準備并調試好;

　?、蘅腿俗詭щ娖黝悾簩τ谧詭У碾娖黝?，比如筆記本電腦、電腦投影機等，原則上由客人自行調試，員工不準隨便調試，除非客人要求或與客人溝通后方可。

　　(3)空調

　　會議開始前半個小時開啟會議室的空調，面積較大的會議廳的空調須提前一個小時開啟，否則會議室內的溫度達不到客人的要求。

　　(4)開水或冰水的準備

　　在秋冬季節，提供給客人力頓紅茶。會議開始前準備好紅茶，足夠數量、干凈茶壺;沖泡紅茶時水溫要達到100℃;茶的色澤要紅;茶的表面不能有茶垢;茶的數量是茶杯的

　　80%滿;茶水在客人到來時再為客人服務。

　　在春夏季節，給客人提供桶裝礦泉水;礦泉水一般在會議開始前半個小時準備好在玻璃杯中，標準是杯子的

　　80%，杯子下面墊有帶酒店標志的杯墊，杯子用帶有酒店標志的紙質杯蓋蓋好。

　　(5)VIP客人接待：禮儀小姐是否己經全部到位，是否全部佩帶綬帶。

　　(6)會議室的衛生工作：會議室地面、綠色植物等。

　　(7)相關部門的配合。

　?、貾A的配合

　　a.衛生間---燈光、指示標志、衛生、是否專人負責清理、衛生紙的準備、氣味是否清新。

　　b.會議室的衛生。

　　c.過道的衛生。

　?、诠こ滩康呐浜?/p>

　　a.提前一個小時打開過道燈。

　　b.提前半個小時打開空調。

　　c.背景音樂的關閉及會議結束時重新打開。

　　d.DJ員準時到位及調試音響和其它電器設備。

　?、郾０膊康呐浜?/p>

　　a.及時開啟會議室的門(國際廳)和各個應急通道的門鎖。

　　b.會議進行中對于過道中行人的控制。

　　c.對客人物品的安全保衛。

　　d.當會議的天數超過一天時，每天會議結束后加強對會議室的巡視。

　　(8)備用物品---紙、鉛筆、水杯或會議杯、煙盅 (

　　9)COFFEE/TEA BREAK 的各項準備工作 ①咖啡杯和底碟及咖啡更。

　?、诳Х葼t及電源。

　?、奂t茶/奶茶、咖啡粉、咖啡糖和白砂糖、咖啡奶(咖啡專用)和三花淡奶(泡奶茶用)、淡奶盅、糖盅。

　?、芴鹌凡婊蛩鏀盗渴欠褡銐?，是否干凈衛生。

　?、莶徒砑垟盗渴欠褡銐?，是否擺放整齊。

　　(10)其它方面的檢查

　?、贂h指示牌--是否按照宴會通知單的要求擺放到位。

　?、?ensp;“會議進行中，請勿打擾”的指示牌要擺放在行人通道口 ③煙灰盅、大托盤和托盤..擺放在會議室的門口供吸煙客人使用 ④洗手間是否有明確的標.

　　(11)客人特殊要求的準備，客人的特殊要求要仔細檢查是否落實到位。

　　2、茶水或冰水服務，冰水在客人到來前半個小時倒好，茶水在客人到來時給客人服務。

　　3、迎接客人

　　(1)在客人到來前半個小時，禮儀小姐站在指定的位置迎接客人。

　　(2)VIP會議客人，禮儀小姐須佩帶綬帶。酒店的大門口需兩名禮儀小姐;在會議室門口需兩名禮儀小姐;從客人進入酒店到會議室的每一個轉角處均需一個禮儀小姐給客人帶路。

　　(3)每位員工對客人的到來要表示親切的問候和誠摯的歡迎。

　　4、解決客人臨時提出的要.

　　如果事前客人并未看過場地，則客人在會議開始前可能會提出一些要求或作一些更改，應給予客人合理而滿意的解決。

(四)會議服務

　　1、會議開始，當會議正式開始時要把會議室的門關上，除非客人要求不關門。

　　2、會議室的STAND-B.

　　(1)在會議進行過程中，員工不能隨便進入會議廳中，而要站在會議廳的門口，客人進出時給客人拉門;

　　(2)客人有需要時隨時準備給客人提供服務。

　　3、會中的續茶或礦泉.

　　(1)每20-30分鐘應為客人加一次水;

　　(2)續水時速度一定要快，聲音要輕，不能打擾客人。

　　4、茶點的準備及服務

　　咖啡茶點要在規定時間的半個小時前準備好。

　　(1)當客人超出計劃人數而主辦方不肯按實際人數買單時，則按保證人數擺杯位，只添C/T而不添杯位。

　　(2)茶點要用保鮮膜包起來保鮮和防塵。

　　(3)甜品叉要整齊放在客人方便取用的地方。

　　(4)客人取用茶點的夾子要放在面包碟上，不同的茶點要使用不同的夾子。

　　(5)沖泡好的咖啡和紅茶要放在咖啡爐上保溫，同時準備好淡奶、咖啡糖和白砂糖。

　　(6)當客人用完咖啡茶點后，應立即將茶點臺收拾整齊，并給客人提供咖啡至會議結束。

　　(7)當咖啡茶點是位上時，要分配均勻，同時給每位客人上咖啡和餐巾紙。

　　5、更換煙盅，當煙盅里的煙頭超過三個時須更換客人的煙盅。

　　6、為VIP客人更換毛巾。

　　7、客人享用TEA BREAK時須及時給客人加水、信紙，更換煙盅。

　　8、解決客人其它的特殊要求，客人在開會過程中可能會上網或要求提供其它的服務，類似要求要立即報告上司予以解決。

(五)會議結束

　　1、查客人是否有遺留物品

　　會議結束時，要仔細檢查看客人是否有遺留物品，若有則及時交還客人;客人若己離開須將物品交給上司或交大堂副理處理。

　　2、檢查客人是否有損壞會議物品 3、結.........

　　(1)結帳時一定要仔細，以免給酒店和自身帶來損失。

　　(2)結帳前要看清楚收費的內容及標準，不能多收、少收、錯收。

　　(4)C/T BREAK結帳時，要按EO上的要求人數、次數和標準結帳。

　　(5)當客人用現金結帳時，提醒收銀當客人面點清金額，宴會部員工不要直接接觸現金，以免出現假鈔或因點鈔不準確導致客人投訴。

　　(6)每個宴會結帳后，要把宴會的收入寫在EO單后面以存檔。

　　(7)一個宴會如果有MASTER FOLIO 的，則應由組織者簽字后輸入此帳號。

　　(8)如有掛CIT.LEGON 的宴會，一定要宴會經理或宴會銷售代表同意并簽字才能實施，否則只得實付。

　　(9)每一張帳單上要注明宴會的號碼。

　　(10)如果客人急著要離開，則要先準備好帳單，以免客人久等，但同時必須注意客人是否有其它另加的消費項目。

　　(11)每個宴會客人一般會要求開發票，要留意押金條發票拿回來才能給客人開全額發票，否則只能給客人余額發票。

　　(12)如果客人用信用卡結帳，要請客人在帳單上簽字，并核對簽名模式是否一致，如果是國內信用卡，則還需客人出示身份證等有效證件。

　　(13)客人結帳時一般還有小帳，如果是現金則交給經理保存，由經理記下;如果客人使用信用卡，則要記下宴會的名稱、號碼、日期和金額，到時到財務部領取。

　　(14)如果宴會單上注明是SEND BIIL 的FUNCTION，則只需客人在帳單上簽字確認即可，然后送至財務部由宴會銷售員去客人的公司結款。

　　4、征求客人意見

　　當宴會結束后，主管或領班須向客人征求有關的意見，同時將客人的意見和要求及時反饋給經理。

　　5、歡送客人

　　當客人離開時，宴會服務的員工應站在門口禮貌地向客人道別。

　　對于VIP客人，會議室門口要有禮儀小姐歡送客人并為客人按電梯;若客人立即離開，酒店大門口要有兩位禮儀小姐歡送客人;若客人去餐廳要有禮儀小姐給客人帶路。

(六)收尾工作.

　　1、收回所有與本次會議有關的指示牌。

　　2、撤下橫幅或背景字，通知工程部撤下橫幅并送到美工處。

　　3、重開背景音樂，通知消防中心打開本樓層的背景音樂。

　　4、通知PA打掃衛生。

　　5、收杯子、煙盅、底碟。

　　6、收紙、筆，可以回收并再次使用的紙和筆須保存好下次再用;客人用過的紙筆不能隨便亂扔到地上。

　　7、收臺布及綠絨，臟的臺布要及時送到布草房進行清洗，綠絨則須抖干凈后折疊整齊。

　　8、關水、空調、電，關閉會議室的熱水器、空調和燈光。

　　9、鎖門。

　　10、交還鑰匙到前臺收銀。

(七)整理客人意見并存檔

　　對客人的意見，應該給予高度的重視，及時將客人的有關要求反饋給有關部門。然后將客人的意見存檔并定期進行分析和總結，進一步提高服務質量。

篇3：四星酒店會議服務員崗位職責

　　四星酒店會議服務員崗位職責

　　一、崗位名稱：會議服務員

　　二、直接上級：客房領班

　　三、直接下級：無

　　四、崗位職責：

　　1、按照會議的規格水準，布置會議室和開會前的準備工作。

　　2、負責對開會客人的迎送接待工作;按服務規格、操作程序為賓客提供高質量、高效率的服務。

　　3、做好會議后的收尾工作。

　　4、完成直接上級交辦的其他工作事項。