社區物業接管驗收及檔案資料的建立與管理

　　一、物業接管驗收：

　　主要分三個方面：

　?。ㄒ唬n案資料的驗收與交接

　　1、進駐該社區后我們將與該項目負責人進行圖紙資料的詳細交接驗收工作，包括：土建竣工圖、水暖竣工圖、電氣竣工圖等。

　　2、辦公區各單位負責物業工作的負責人及聯系電話。

　?。ǘ┕苍O備、設施現場驗收與交接

　　1、我公司選派經驗豐富的水暖、電氣及土建工程師、項目主管會同該項目負責人組成現場交接小組，對房屋建筑、設施、設備等進行現場交接驗收。

　　2、將對現場交接中發現的各類設備、設施、物品等數量及遺留問題記錄在交接單上，交接驗收單一式三份，由物業公司和司法局人民政府負責人簽字確認后，各歸檔保存。

　　3、對交接驗收中存在的各類問題，由公司各職能部門與相關部門公共協商解決。

　　4、對已接管驗收的區域，組織相關人員進行，以便盡快熟悉情況，保持環境整潔。

　?。ㄈ┪飿I管理用房的交接及鑰匙交接驗收

　　1、公司將派專人與該項目負責人進行物業辦公用房交接。

　　2、對公共區域及公共部位的鑰匙尤其是水、電箱房及相關辦公室的鑰匙逐一進行核對、試用，并填寫鑰匙交接單，同時建立交接檔案備存，以便于鑰匙的統一管理，做到放置穩妥，安全有序。

　　二、檔案資料的建立

　　檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分，科學的、規范化的檔案管理能有效地為辦公區域及公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。針對司法局機關辦公樓的物業管理形式，我們擬采取系統化、科學化、電腦化的管理手段，引進先進的物業管理軟件，配備專職檔案管理人員，建章建制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。需要收集的檔案資料有以下幾種：

　?。ㄒ唬┪蟹教峁┑馁Y料

　?。?、技術資料

　?。?、竣工圖

　?。?、附屬工程及隱蔽工程的全套圖紙

　　2、竣工驗收證明書

　　建筑消防驗收合格證

　　水泵、配電柜變壓器、有線電視系統等設備的定購合同、驗收證明書、產品說明書、竣工圖紙。

　　3、辦公區域使用資料

　　各樓層辦公資料（包括主要負責人、聯系電話）

　　建筑面積計算書

　?。ǘn案處建立的資料

　　1、物業資料

　　A、辦公樓基本資料

　　B、辦公區域基本資料

　　2、辦公區域使用資料

　　各辦公區域主要負責人資料

　　3、日常管理資料

　　A、保潔管理記錄

　　a、日常巡查記錄

　　b、綠化消殺記錄

　　c、供水、排水管線檢查記錄

　　B、保安管理記錄

　　a、日常巡查記錄

　　b、交接班記錄

　　c、值班記錄

　　d、物資搬運放行記錄

　　e、緊急事件處理記錄

　　f、車輛管理記錄

　　g、夜間查詢記錄

　　C、裝修管理檔案

　　D、維修服務檔案

　　a、維修服務登記表

　　b、維修服務回訪記錄

　?。?、員工管理檔案

　　a、員工個人詳細資料

　　b、員工業績考核記錄

　　c、員工內務管理檢查記錄

　?。?、培訓檔案

　　a、各項培訓計劃及實施記錄

　　b、培訓結果考核及跟查記錄

　　c、軍事訓練及消防演習記錄

　?。?、行政文件

　　a、政府部門文件

　　b、物業公司及集團公司文件

　　c、管理處規章

制度、通知、通報等文件

　　d、管理處獲得的榮譽

　　三、檔案、資料管理辦法

　　1、檔案、資料建立及管理運行流程示意圖

　　2、檔案資料收、發管理程序：

　　A、管理處重要資料（如委托方提供的資料）接收必須經過管理處經理或其指定負責人驗收，完善交接手續后方能立卷歸檔。

　　B、管理處日常管理文件（如管理處通知、通報等）按照本公司制定的文件管理程序進行發放及接受手續，并立卷歸檔。

　　3、檔案資料管理要求：

　　A、采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄像帶、膠卷、照片、圖表等，并采用相適應的保管、儲存方法。

　　B、盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和利用。

　　C、電腦文件必須由專人按照規定設置子目錄進行分類文件管理，并定期清除過期無效文件。

　　D、原始文件按照文件使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時，應及時調整目錄的有關數據，以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　E、檔案的鑒定必須由管理處經理或其指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印份數以及保存期限、保存數量等做出決定，其他未經授權人士無權決定。

　　F、檔案組卷按不同業務性質分塊，以內空分類，逐一編號，登記造冊編輯目錄，最好按不同業務部門分柜保存。為工作方便可設置部門開架檔案。

　　G、檔案保管必須有專人負責，以達到文件管理要求，必須做到檔案標識清晰，分類明確，易查找；檔案必須由具備資格的人員經過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關責任；檔案入室時必須經過檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重需追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢驗檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導致的文件流失。

　　H、檔案室內保管環境要求達到防火、防潮、防變質等要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質用以防潮，檔案管理人員需及時進行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。

篇2：關于天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見(2012年)

　　關于天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見

　　天津市國土資源和房屋管理局文件

　　津國土房物〔20**〕372號

　　市國土房管局關于印發天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見的通知

　　各區、縣房管局，各物業服務企業：

　　《關于天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見》(津國土房物〔20**〕102號)已超過法定有效期。經20**年第14次局長辦公研究決定，現將需繼續施行的《關于天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見》修訂后印發給你們，請遵照執行。

　　20**年11月5日

　　關于天津市新建住宅物業管理接管驗收的指導意見

　　各區縣房地產管理局，各物業服務企業：

　　為了規范新建住宅物業管理接管驗收活動，明確開發建設單位和物業服務企業對房屋及配套設施設備的開發建設與日常管理服務責任，新建住宅物業竣工后，物業服務企業應當本著“認真負責、嚴格驗收、明確責任、保證安全”的原則與開發建設單位做好接管驗收工作。

　　一、接管驗收條件

　　新建住宅物業具備下列條件后，物業服務企業與開發建設單位應當辦理物業管理接管驗收手續。

　　(一)建設工程全部施工完畢，并竣工驗收合格;

　　(二)取得《新建住宅商品房準許交付使用證》;

　　(三)供水、供電、供熱、道路、綠化和衛生等設施設備建設完畢，能夠正常使用;

　　(四)電梯取得準用證、二次供水和消防設施取得合格證書。

　　二、接管驗收內容

　　(一)基礎資料

　　1.竣工驗收合格報告;

　　2.小區規劃詳圖、竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備的竣工圖，綠化平面圖、附屬配套設施、地下管網工程竣工圖等資料;

　　3.物業質量保證文件和使用說明文件文本;

　　4.供水合同;

　　5.供電協議書;

　　6.供氣協議書;

　　7.供熱協議;

　　8.消防設施合格證;

　　9.電梯準用證;

　　10.機電設備出廠合格證、設備使用說明書、安裝、調試報告和設備保修卡、保修協議;

　　11.業主購房合同文本;

　　12.維修資金交納明細;

　　13.《新建住宅商品房準許交付使用證》;

　　14.《天津市住宅前期物業服務合同》約定的文件、資料和法律、法規規定的資料。

　　(二)房屋本體

　　1.房屋部位：包括屋頂、外墻面、內墻面、地面、樓地面和樓道等。

　　2.房屋設施設備：包括各種管線、表具、電器設備及有關設施設備。

　　(三)共用配套設施設備

　　1.共用配套設施：道路、綠化、雕塑小品、路燈、檢查井、化糞井、機動車停車場、非機動車車棚、信報箱、物業管理用房、會館和消防等設施。

　　2.共用配套設備：變配電設備、安防監控、樓宇自控、電梯、水箱和水泵等設備。

　　三、接管驗收程序

　　(一)書面通知驗收。新建住宅物業具備上述條件后，開發建設單位應當及時以書面形式通知物業服務企業進行物業管理接管驗收工作。其中：分期建設的項目可以根據工程竣工進度情況，分期進行接管驗收。

　　(二)成立驗收小組。接管驗收前成立由開發建設單位和物業服務企業組成的驗收小組，根據工程竣工和項目的實際情況，做好接管驗收的相關工作。

　　(三)移交基礎資料。驗收小組應當對基礎資料進行查驗。資料完整齊全的，開發建設單位應當與物業服務企業及時辦理資料交接手續。不齊全的，開發建設單位應當書面說明情況并明確移交的時間和明細，待資料齊全后辦理交接手續。

　　(四)查驗房屋及設施設備。驗收小組要按照國家和本市建筑工程質量標準和接管驗收標準逐項對驗收內容進行查驗，并作好查驗記錄。對符合接管標準的房屋及設施設備，物業服務企業應當及時接管。

　　(五)限期組織修復。對查驗中發現的問題，開發建設單位應當書面承諾修復的時間、責任部門和修復達到的標準。其中，對影響房屋和設備使用的問題，開發建設單位應當限期進行修復;對于不影響房屋和設備使用的問題，開發建設單位可行自行修復，也可以委托物業服務企業進行修復，委托修復費用由開發建設單位支付。

　　(六)簽訂接管驗收文件。驗收小組對驗收內容逐項驗收后，物業服務企業與開發建設單位應當及時簽訂物業管理接管驗收文件。

　　接管驗收文件應當包括：項目名稱、驗收的內容、房屋和配套設施設備驗收情況及存在問題、修復責任和參加驗收的人員、時間以及其他有關事項的約定并附移交的基礎資料明細。

　　(七)資料保管。物業服務企業與開發建設單位辦理接管驗收手續后，應當將基礎資料、接管驗收文件由物業服務企業妥善保管。

　　四、接管后維修責任

　　新建住宅應當執行建筑工程保修的有關規定，在國家和我市規定的保修期限內，由開發建設單位負責維修。保修期限屆滿后，自用部位、設施、設備，由業主負責

　　維修、養護;共用部位、設施、設備的日常維修、養護由物業服務企業負責。 　　五、接管驗收備案

　　物業服務企業與開發建設單位辦理接管驗收手續后30日內，物業服務企業應當書面告知轄區物業管理行政主管部門，并將接管驗收文件及基礎資料明細復印件送物業管理行政主管部門留存。

　　物業管理行政主管部門應當將上述留存資料存入項目檔案。

篇3：新建物業接管驗收工作安排

　　新建物業接管驗收工作安排

　?。忻飨嚓P注意事項，具體計劃可按現場情況來定）

　　一、確定標準。

　　二、對參檢人員進行培訓。

　　三、挑選一個單元作為接管檢查的標準樣板，確定總體質量標準樣板。

　　四、按接管檢查標準對照標準樣板，對項目每套房間及外墻屋面、室外小品、道路等進行接管檢查，對檢查中達不到標準的，以書面整改單形式交施工單位限期整改.整改后及時復檢，直至完全符合接管檢查標準為止。

　　五、針對項目特點應注意事項。

　　六、檢查人員安排：

　　分組情況，幾個組，每組幾個人，共多少人，誰負責等。

　　是個人按套操作還以組按項操作。

　　七、工作量：每組每天各檢查幾套房，幾天完成檢查任務。

　　八、驗收時間：

　　初驗： 天， 月 日至 月 日

　　初驗整改： 天， 月 日至 月 日

　　終驗： 天， 月 日至 月 日

　　終驗整改： 天， 月 日至 月 日

　　終驗整改驗收： 天， 月 日至 月 日