物業管理公司質量管理體系文件

　　--智能卡管理辦法

　　1.目的：

　　規范對智能卡的管理控制，避免智能卡的不合理使用。

　　2.范圍：

　　適用使用智能卡的各管理處。

　　3.方法和過程控制：

　　3.1 智能卡的發放控制

　　3.1.1部門經理負責對本部門的智能卡發放管理工作進行監督、審批。

　　3.1.2部門指定專人負責智能卡的授權發放管理工作，負責申請人的身份識別、房號和使用范圍等登記。每季度對智能卡進行統計整理，填寫《智能卡季度整理表》，對異常情況進行核查處理,負責對電腦密碼每季度進行更改。

　　3.2 智能卡的登記發放

　　3.2.1業主申請領卡須出示有關證明，智能卡發放人員根據證明，進行發卡、授權，并在《智能卡發放/異常情況登記表》上進行登記。

　　3.2.2公司或相關工作人員如需申請領卡，須經部門經理或經理授權人審批簽名，發放人員進行智能卡的發放授權，并在《智能卡發放/異常情況登記表》上進行登記。

　　3.2.3 智能卡持有人需對卡的授權內容進行變更，須持有相關證明，部門發卡人員予以變更，并登記。

　　3.2.4業主和工作人員發卡情況應分開登記。

　　3.3 智能卡的掛失、解掛

　　3.3.1持卡人掛失/解掛智能卡時，須出示本人身份證，經智能卡發放人員核對無誤后，予以掛失/解掛，并予以登記。

　　3.4 智能卡的更換、退還

　　3.4.1持卡人在保修期內智能卡自然損壞，憑舊卡到控制中心可換取新卡，發卡人收回舊卡并登記。

　　3.4.2持卡人因人為造成智能卡損壞，如打孔、折疊、機洗等只能重新申請領取，不能更換。

　　3.4.3公司贈送的智能卡不能辦理退還相關手續。

　　3.4.4車主不再承租車位后，出納應及時知會發卡人員，取消其車場授權，并經車主確認后方可辦理解除手續，同時填寫《智能卡發放/異常情況登記表》。

　　3.5 智能卡的注銷

　　3.5.1如業主產權發生變更，部門出納員應及時通知中心，對其智能卡進行注銷，并通知原業主。

　　3.5.2如果工作人員持有的智能卡存在不合理使用或丟失，授權人應立即予以注銷或收回智能卡，同時填寫《智能卡發放/異常情況登記表》。

　　3.6 智能卡的授權期限規定

　　業主及家庭成員的智能卡授權期限一般為五年；其他人員智能卡授權期限一般為一年，最長不得超過兩年。

　　3.7工作人員智能卡的回收

　　部門工作人員調離或離職，由人事管理員協助授權人收回智能卡，登記在《智能卡發放/異常情況登記表》中。

　　3.8門禁系統密碼管理

　　大堂門、單元門的開啟密碼管理處每季度更改一次，更改后的新密碼應提前一周發到住戶郵箱或電話通知。新密碼不得以張貼或公告形式進行通知。

　　4.質量記錄表格：

　　GZWY7.5.1-A01-07-F1 《智能卡發放（異常）情況記錄表》

　　GZWY7.5.1-A01-07-F2 《智能卡季度整理表》

篇2：住宅小區IC智能卡管理公約(3)

　　住宅小區IC智能卡管理公約（三）

　　本小區作為體現21世紀居住精神的高尚住宅區，在管理上使用IC智能卡的管理制度，即居住于本小區的業主一律可憑IC智能卡自由進出小區、停車場和住戶樓宇，既方便了業主的居家生活，又強化了小區的治安管理，是一項行之有效、方便快捷的物業管理措施。為完善對業主IC智能卡的管理，特別請業主注意以下事項：

　　一、妥善保管IC智能卡，不要隨意將卡借他人或告訴他人的IC智能卡密碼，以防不測。

　　二、如在使用中不慎將IC卡丟失，請于第一時間到物業管理處報失、銷卡。物業管理處將在重新輸入住戶資料后為您辦理新卡。

　　三、請注意保存IC智能卡，在保管過程中不宜折疊、亂擦、熏烤，需防潮且要防高溫。

篇3：小區長智能卡管理辦理規程

　　小區長智能卡的管理、辦理規程

　　1.0目的：規范智能卡的管理，提高小區安全防范，確保小區業戶的生命、財產安全。

　　2.0適用范圍：公司所管轄各物服中心。

　　3.0職責：

　　3．1、客服中心負責辦理智能卡具體工作。

　　3．2、財務部負責收取相關費用。

　　4.0智能卡管理及辦理程序

　　4．1、小區智能卡分為業主卡和非業主卡兩大類，按卡的類型可分為"白卡"和"灰卡"兩種，智能卡可以通過電腦設置各種功能。

　　4．2、卡的種類及使用權限

　　所有辦卡人員均需提供身份證明，并留復印件、照片交于物服中心

　　白卡：業主本人和業主的直系親屬

　　灰卡：業主的親朋好友、租戶卡、保姆卡、裝修卡及物業服務中心管理人員、清潔人員、電梯保養等人員

　　4．3、收費標準：

　　業主卡：工本費元/張，不收取押金（各物服中心根據實際情況制定具體收費標準）

　　非業主卡：工本費元/張，押金元，裝修卡押金元

　　4．4、卡的使用范圍

　　業主卡：可以根據業主的要求開啟相應單元門

　　租戶：只可以開本棟單元門，特殊情況需經部門主管批準

　　裝修卡：由各物服中心指定出入口

　　4．5、智能卡由財務建立進出臺帳實施統一管理，物業部根據實際用量申請領取，并做好記錄。

　　4．6、申請辦理程序

　　1、前臺值班員核實申請人的身份，辦理相應的智能卡，詳細登記在智能卡辦理登記本上。

　　2、申請人的身份證復印件及一寸照片，并存放在申請記錄本上存檔。

　　3、財務部收取相關的費用。

　　4、登記申請人的樓棟號及業主簽領登記

　　4．7、退卡的程序

　　1、退卡人需帶齊收據及智能卡到物業部辦退卡手續

　　2、物業部填寫退卡單，并驗智能卡是否有損壞，無誤后在電腦取消卡號。退卡人持退卡單收據及智能卡到財務結算。財務部憑收據退卡單、智能卡辦理，退還押金。

　　4．8掛失程序

　　1、掛失者不慎將卡丟失，應及時電話或其他形式通知物服中心。

　　2、客服前臺值班員接到掛失者電話或其他形式信息后，應及時取消掛失者的智能卡的所有功能。

　　3、根據顧客需求及時補辦智能卡。

　　1．0支持性文件與質量記錄

　　5．1《智能卡辦理申請登記表》PR/WY-24-01

　　5．2《業主智能卡辦理檔案表》PR/WY-24-02

　　5．3《裝修出入證申請登記表》PR/WY-24-03

　　5．4《裝修出入證檔案表》PR/WY-24-04

　　5．5《退卡單》PR/WY-24-05