管理處公文、資料管理規程

　　1目的

　　確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規范、科學的管理。

　　2適用范圍

　　適用**嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業資料、業主/用戶資料、財務資料等。

　　3 職責

　　3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。

　　3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

　　3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。

　　4質量要求

　　4.1文件資料管理全過程

　　4.1.1 文件資料的歸檔范圍

　　A.行政文書：外來文件、內部文件、對外發文、外部來函、專業書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。

　　B.人事勞資：員工檔案、培訓檔案。

　　C.經營財務：經營合同、財務資料。

　　D.業主/用戶管理：業主/用戶資料、裝修審批資料、服務協議、業主/業主/業主/用戶變更情況等。

　　E.工程技術、設施設備管理：竣工驗收資料（圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料）、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料（大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄）、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。

　　F.管理資料：為業主/用戶提供服務所需的文件，如政府部門或上級管理機構發布的各類法律、法規、條例，須引用或參考的標準等外來文件，以及業主/業主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　4.1.2文件資料的歸檔要求

　　A.歸檔時必須進行認真查驗，并辦理交接登記手續，同時必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實性。

　　B.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件，在特殊情況下可使用復印件，但必須附上說明。

　　C.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號，檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。

　　4.1.3文件資料的保管

　　A.資料在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　B.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　C.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。

　　D.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作，對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。

　　4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)

　　4.1.5檔案資料的借閱

　　A.文件調閱權限：

　　a)財務資料除主任外，非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準，財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批準。

　　b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。

　　c)查閱工程技術、設施設備檔案、業主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。

　　B.本管理處人員調閱超出權限，或涉及機密的檔案資料時，應填寫《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內歸還，書籍45日內歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續借手續。

　　C.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱，不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

　　D.借出和歸還檔案資料時，應辦理清點、登記手續，由檔案管理人員和

借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，不得隱瞞不報，應立即寫出書面報告，并按情節追究當事人的責任。

　　4.2分項管理要求

　　4.2.1公文的管理要求

　　A.通知、工作聯系函、會議紀要：通知、工作聯系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯系。

　　B.對外發文(業主/用戶)：凡是對外的發文均代表管理處形象，因此對外發文必須由客服中心統一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發放。

　　C.對外聯系函：由相關部門起草，管理處負責人審批（重要事項）后發文。

　　D.外部來函：管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位，同時做好簽收記錄；如有需要，客服中心應對批示的執行情況進行監督、檢查。

　　4.2.2業主/用戶資料的管理要求

　　A.為便于掌握各業主/用戶的基本情況，應建立一戶一檔制，并實行電腦化管理。

　　B.業主/用戶資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用戶姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。

　　C.業主/用戶檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時查找，更新有關內容。

　　D.業主/用戶資料要嚴格保密，嚴禁外借。

　　4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求

　　A.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放，同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲，以方便調閱。

　　B.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關借閱手續，由管理處主任簽字，外借時間不得超過一周。

　　5記錄、標識

　　5.1標識一:立卷格式

　　5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)

　　5.3標識三:對外發文(業主/用戶)格式

　　5.4標識四:對外聯系函、傳真格式

　　5.5《借閱申請單》

　　5.6《借閱登記表》

篇2：管理處公文資料管理規程

　　管理處公文、資料管理規程

　　1目的

　　確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規范、科學的管理。

　　2適用范圍

　　適用**嘉園管理處所有公文、資料的管理，包括公文、物業資料、業主/用戶資料、財務資料等。

　　3 職責

　　3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。

　　3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

　　3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。

　　4質量要求

　　4.1文件資料管理全過程

　　4.1.1 文件資料的歸檔范圍

　　A.行政文書：外來文件、內部文件、對外發文、外部來函、專業書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。

　　B.人事勞資：員工檔案、培訓檔案。

　　C.經營財務：經營合同、財務資料。

　　D.業主/用戶管理：業主/用戶資料、裝修審批資料、服務協議、業主/業主/業主/用戶變更情況等。

　　E.工程技術、設施設備管理：竣工驗收資料（圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料）、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料（大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄）、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。

　　F.管理資料：為業主/用戶提供服務所需的文件，如政府部門或上級管理機構發布的各類法律、法規、條例，須引用或參考的標準等外來文件，以及業主/業主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　4.1.2文件資料的歸檔要求

　　A.歸檔時必須進行認真查驗，并辦理交接登記手續，同時必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實性。

　　B.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件，在特殊情況下可使用復印件，但必須附上說明。

　　C.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號，檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。

　　4.1.3文件資料的保管

　　A.資料在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　B.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　C.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。

　　D.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作，對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。

　　4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)

　　4.1.5檔案資料的借閱

　　A.文件調閱權限：

　　a)財務資料除主任外，非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準，財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批準。

　　b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。

　　c)查閱工程技術、設施設備檔案、業主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。

　　B.本管理處人員調閱超出權限，或涉及機密的檔案資料時，應填寫《借閱申請單》，資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借，科技檔案借出后20日內歸還，書籍45日內歸還，如需長期使用者，須歸還后辦理續借手續。

　　C.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理，在借閱范圍內借閱，僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱，不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

　　D.借出和歸還檔案資料時，應辦理清點、登記手續，由檔案管理人員和

借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，不得隱瞞不報，應立即寫出書面報告，并按情節追究當事人的責任。

　　4.2分項管理要求

　　4.2.1公文的管理要求

　　A.通知、工作聯系函、會議紀要：通知、工作聯系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯系。

　　B.對外發文(業主/用戶)：凡是對外的發文均代表管理處形象，因此對外發文必須由客服中心統一打印、編號，管理處主任審核同意后方能發放。

　　C.對外聯系函：由相關部門起草，管理處負責人審批（重要事項）后發文。

　　D.外部來函：管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收，客服中心留存外部來函的原件，復印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位，同時做好簽收記錄；如有需要，客服中心應對批示的執行情況進行監督、檢查。

　　4.2.2業主/用戶資料的管理要求

　　A.為便于掌握各業主/用戶的基本情況，應建立一戶一檔制，并實行電腦化管理。

　　B.業主/用戶資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用戶姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。

　　C.業主/用戶檔案建立后，需將所有的情況輸入電腦，以便及時查找，更新有關內容。

　　D.業主/用戶資料要嚴格保密，嚴禁外借。

　　4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求

　　A.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放，同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲，以方便調閱。

　　B.工程資料原則上不得借出。如確需借出，需辦理相關借閱手續，由管理處主任簽字，外借時間不得超過一周。

　　5記錄、標識

　　5.1標識一:立卷格式

　　5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)

　　5.3標識三:對外發文(業主/用戶)格式

　　5.4標識四:對外聯系函、傳真格式

　　5.5《借閱申請單》

　　5.6《借閱登記表》

篇3：綠城物業服務費催繳規程

　　綠城物業服務費催繳規程

　　一、操作規程

　　1、交費提示

　　每年末，實際執行《物業服務合同》(含《前期物業管理服務協議》，以下統稱為合同)的物業服務中心應統計業主或物業使用人(以下簡稱業主)下一年度的應交物業服務費用，并以書面《溫馨提示》(含本年度第一交費周期之交費通知)進行提示。

　　2、交費通知

　　物業服務中心應關注業主履行交費義務的具體時間與周期。自本年度第二交費周期起，在下一交費周期前30日時，物業服務中心應通過在信息欄張貼和向業主發放書面《關于交納物業服務費的通知》的形式提醒業主及時履行交費義務。

　　3、電話或上門催交

　　在業主遲延履行超過30日時，物業服務中心應電話或上門通知業主履行交費義務，并提醒業主及時補交費用，同時告知其交費的期限、方式、地點和聯系人等基本信息。

　　4、發送物業服務費催交通知書

　　在業主遲延履行超過90日時，物業服務中心應向業主送交《物業服務費催交通知書》。

　　《物業服務費催交通知書》應將業主遲延履行義務的事實表述清楚，收費的標準等依據的闡述應清楚、準確;并有催促交費的期限、方式、地點和聯系人等基本信息。

　　5、催交物業服務費的函

　　在業主遲延履行超過合同約定的交費期限后時，物業服務中心應再次向業主送交(必須有業主本人書面簽收記錄，并保存)或用掛號信/郵政快遞的方式郵寄《關于催交物業服務費的函》。

　　《關于催交物業服務費的函》應將業主遲延履行義務的事實表述清楚，收費的標準等依據的闡述應清楚、準確;并有催促交費的期限、方式、地點和聯系人等基本信息。

　　6、告知業主委員會協助催費(適用業主委員會成立的情形)

　　在業主遲延履行超過合同約定的交費期限后時，物業服務中心應在向業主送交《關于催交物業服務費的函》的同時以書面形式向業主委員會送交《關于請求協助催收物業服務費的函》，并附相關《關于催交物業服務費的函》。

　　《關于請求協助催收物業服務費的函》應將業主遲延履行義務的事實表述清楚，收費的標準等依據的闡述應清楚、準確;并有催促交費的期限、方式、地點和聯系人等基本信息。

　　7、催費《律師函》

　　業主在遲延交費超過半年、一年或在《關于催交物業服務費的函》中約定的期間屆滿之后，仍無履行義務的表示時，物業服務中心應填寫《呈請郵寄<律師函>催收物業服務費審批表》進行審批，經公司審批同意后向該業主郵寄催費《律師函》。

　　催費《律師函》由公司法律顧問以郵政專遞的方式郵寄，物業服務中心負責人應將發函必需的信息告知公司法律顧問，公司法律顧問寄出催費《律師函》后應及時通知該物業服務中心負責人。(詳見管理費催繳訴訟手指引)

　　8、仲裁或訴訟

　　對于拒不交費的和訴訟時效即將超過的業主，物業服務中心應提交《呈請公司對提請仲裁(訴訟)審批表》，提請公司領導決定是否提請仲裁或訴訟。