物業公司行政工作制度：收發文及檔案管理

　　3收發文及檔案管理

　　3.1文件定義

　　3.1.1本規定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發出的電子郵件等文件。

　　3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞，即收到和發出的電子郵件不具有法律效力。

　　3.2收發文管理

　　3.2.1收文

　　3.2.1.1收到的文件（包括通過前臺之外來文件，以及內部各部門/管理處文件（密件除外），由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記；另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網頁進行收文登記。無具體收文部門的文件，由資源部負責收文登記。

　　3.2.1.2收文登記后，及時報公司總經理/管理處主任或授權人簽署意見，再轉交收件人/跟進人處理。無總經理/管理處主任簽署意見的文件，可不予處理。

　　3.2.1.3文件執行或處理完畢后，由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。

　　3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。

　　3.3發件

　　3.3.1起草：由需要發件的部門/管理處起草文件。

　　3.3.2編號：對外公文由物管公司秘書上公司網登記索取編號。管理處內部發文由管理處行政人員負責統一編號及填寫《發文登記表》。

　　3.3.3打?。河砂l文部門/管理處負責。

　　3.3.4校對、簽署

　　由發文部門/管理處負責，部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發件人、管理處主任及物管公司總經理的簽名；以管理處名義發出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。

　　3.3.5申請蓋章

　　由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章，按項目中心有關圖章的管理規定執行，文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。

　　3.3.6發出：由發件部門/管理處負責，并作出發文、簽收登記。

　　3.3.7內部傳閱

　　收件人依據傳閱批示盡快傳閱，不應拖延。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。

　　3.3.8歸檔

　　具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理，做好文件類別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。

　　3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發文登記表》。

　　3.4文件保管及處理

　　3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。

　　3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發的文件按不同的類別進行分類，具體類別根據各自的具體情況制定，做到科學、系統、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規則，每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。

　　3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或雜亂地堆放。

　　3.4.4定期組織清理文件（每年的6月和12月）。由各管理處指定專人負責，根據文件的內容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：

　　3.4.4.1對于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續，包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人（管理處主任/物管公司經理）等；

　　3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經常使用的文件，按類別進行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上；

　　3.5檔案管理

　　3.5.1文件的移交

　　3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室，具體移交期限如下：

　　3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件，應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。

　　3.5.1.3一般工作性文件，可按工作進度作階段性定期移交。

　　3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后，填寫申請，交到項目管理中心檔案管理員處，檔案管理員清點無誤后，予以簽名確認。

　　3.5.2檔案的保管

　　公司的檔案由資源部指定專人進行保管，一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規則，將文件進行編號，分類存放。

　　3.5.3檔案信息的使用

　　3.5.3.1復印檔案

　　公司規定可按暨定的權限進行復印檔案，但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書統一向項目中心行政及信息管理部辦理。

　　3.5.3.2檔案原件的借用

　　1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》，交物管公司經理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。

　　2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。

　　3）檔案借用人應有高度責任感，保持檔案的整潔和完整，不得涂污及損壞。

　　3.5.3.3檔案原件的歸

還

　　1）借用人將檔案歸還時，須經項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認。

　　2）檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人，證明已歸還檔案，完檔案歸還手續。

　　3.5.3.4檔案原件的處理

　　由物管公司秘書統一交項目中心檔案室存檔。

　　4月報制度

　　4.1月報制度：每月25日前，各管理處以規定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。

　　4.2香港月報制度：每月28日前，各管理處以規定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。

篇2：集團企業收發文管理制度

　　企業集團收發文管理制度

　　一、收文

　　1、登記：所有外來文件由行政部統一在文件上編寫總流水號，按流水號、接收日期、文件標題、發文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發文件清單》上。

　　2、傳閱：由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱，及時分發、及時收回歸檔。

　　二、發文

　　1、公司文件的擬定簽發，對內外具有指令性和權威性。

　　2、擬稿：公司文件一般由各部門在職責范圍內自行起草，要對文件內容負責。文件內容涉及跨部門事務，須經部門間協調后方可發文。如事關公司的重大內外決策業務往來的文件，由董事長指定專人負責起草。

　　3、核稿：公文起草后，由擬稿部門經理審核簽字，如公文內容涉及其他部門事務，須由有關部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關公司重大內外決策、業務往來文件，由董事長簽發。

　　4、簽發：凡以公司名義行文的，須經行政部經理、董事長簽發后，方可交付打印，屬于部門職權范圍內需以部門名義獨立行文的，部門經理簽發即可。

　　5、打?。涸跀M稿、核稿、簽發手續齊備后，交行政部審核登記，標明文號，密級和分發范圍。董事長直接簽發的特殊公文，但要補辦登記手續，按審核份數打印。

　　6、蓋章：文件打印校對完畢后，按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。

　　7、存檔：公司所有文件均須存檔一份，發文部門也須自留一份備查。

　　8、傳遞：保密文件的傳遞，按密級和分類范圍由行政部分發。一般公文的傳遞由各部門自行送達。

　　三、傳真

　　1、由前臺統一收、發傳真，并記錄到《傳真接收、發送記錄表》上。

　　2、發送傳真要統一用公司傳真紙。

篇3：公司收發文管理規定

　　公司收發文管理規定

　　1.文件是經營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務。

　　2.本公司對外文件之收發的責任者為指定專人----行政文員統一辦理，她是各級文件管理的直接承擔者。附《收、發文登記表》

　　3.行政文員在收文后必須先根據文件的分類及時編號、登記，并在公文上附《公文處理單》，分送有關部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在《收文簽字簿》上簽收，行政文員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結果，并對文本進行復印和留檔。

　　4.公司的各類文件均屬內部機密文件，行政文員不得截留、泄露和私自外帶，違者予以警告、經濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業務便函，只要在《收文登記簿》上登記即可，直接分送有關人員閱辦。

　　5.本公司對外之發送文函按性質訂立參見《文檔管理制度》。

　　6.文件傳真的發文工作亦由行政文員負責，需發文者將文稿經主管人員簽字后交文印室登記發文摘要、分類編號、發送后歸還原稿人。凡對外報送的業務資料、協議等重要文件皆須復印備份存檔。

　　7.對一些機密文件，需在文件頁首加蓋印章，以防止隨意傳播。

　　8.每月未，行政文員應將收、發文整理裝訂成冊。每半年將經各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀，報行政管理部備查。附《檔案資本銷毀情況記錄表》。

　　9.文件管理應參見《文檔管理制度》規定辦理。對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交行政文員按分類歸檔，必須做好登記造冊工作。每月未，將收、發文整理裝訂成冊。

　　10.每半年將經各部門主管確認的確無用之文、報刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況，對破損的檔案進行修補、復制或作其它技術處理。節