物業部文件檔案管理制度

　　一、物業部服務中心管理員專職負責服務中心所有文件（通知、命令、公函、總結、報告、通報、會議記要等）及資料（技術圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規、車輛檔案、戶口檔案等）的存檔，收集和保管。

　　二、任何人借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

　　三、屬機密文件的要妥善保管，不準散播內容，不準給未經領導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。

　　四、員工個人檔案屬秘密材料，他人無權翻閱，保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。

　　五、文件資料要進行合理歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序，還是按內容，按時間等形式分類，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚標明。

　　六、要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料要急時清理，無保存必要的材料，經物業部領導批準可做銷毀處理。

篇2：X公司文件檔案管理制度

　　某公司文件、檔案管理制度

　　第一章 文件管理制度

　　第一條 本條規定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書，從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。

　　第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理，綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、復制、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。

　　第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發、登記、歸檔，建立文件的收發登記簿。

　　第四條 公司常用公文種類為：請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等，要求按公文規定格式行文。

　　第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關于人、財務方面的重要決定，發文字號為：×××公司發[××年號]第×號。

　　第六條 公司內部行文及對外發文，必須使用行文卡，擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。

　　第七條 發文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后，方可蓋章行文。

　　第八條 打印、復印資料憑部門負責人簽字的打印、復印申請單，任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條 制發文件涉及到多部門時，由主辦部門與有關部門協商會簽。

　　第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。

　　第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。

　　第二章 檔案管理制度

　　第十二條 公司的檔案工作基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理，有關部門分類管理相關檔案，以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。

　　第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作，負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案，進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條 歸檔資料包括：

　　1、公司與有關單位的來往信件，各種協議、合同；

　　2、公司會議記錄、紀要、決定；

　　3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結；

　　4、會議形成的領導講話、文件；

　　5、公司對外交流的文件、協議、報告等；

　　6、公司各部門的發文；

　　7、其它具有保存價值的文件、材料。

　　8、外單位發給各部門的抄送信件；

　　9、公司營業執照、稅務登記證等重要文件；

　　10、要的科技文件、技術資料、方案。

　　第十五條 檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需經部門負責人及綜合管理部負責人批準。

　　2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損，所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經允許不得復印檔案。

　　3、文件復制需經綜合管理部負責人批準。