某公司文檔資料統一管理的制度

　　一、檔案資料的管理規定

　　1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統一管理制度。

　　2.由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3.各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4.所有業務合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業務部、財務部存檔，各業務部每月整理匯總合同清單。

　　5.圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等；

　　2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料；

　　3、各部門例會和重要會議的會議紀要；

　　4、員工個人檔案（員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件）以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料；

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調用原則及規定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔，須經本部門經理申批。

　　3、調用外部門文檔，經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔，違者按情節輕重予以處罰。

篇2：公司文檔資料管理規定

　　公司文檔資料的管理規定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規范，確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發文程序為：擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發文應有統一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為：收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責，依據事件大小、緊急程序進行歸類，報送經理閱示或發放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發)送由專人進行，確保發送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規定辦理交接手續，確保檔案資料的完整。