檔案管理制度--大學后勤管理處文件資料收集管理辦法

　　為加強后勤管理處文件資料收集的完整性， 確保所收集歸檔的文件資料具有參考價值，特制定本管理辦法。

　　一、文件資料的收集

　　1、后勤管理處各中心制定的規章制度、工作計劃和工作總結、添置設備、財產的產權資料等由各中心辦公室收集，上繳。

　　2、后勤管理處各類規章制度、辦法、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責收集歸檔。

　　3、后勤管理處人事、工資資料由人力資源部負責收集

　　4、各類對外合同、商務合同、協議的正本原件由結算中心負責收集歸檔。副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔由網絡部實行電腦化管理。

　　5、修繕工程項目立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由工程與節能中心負責收集歸檔。

　　二、文件資料的歸檔時間

　　每年1月底，后勤管理處各中心向后勤管理處辦公室移交上一年度文書檔案并履行清交手續。

　　三、文件資料必須符合下列要求：

　　1、需要歸檔的文件材料，必須齊全完整;出現遺缺不全的文件資料，要采取不同措施，積極收集齊全;

　　2、依據文件資料來源、時間、題目、內容進行分類、整理、立卷;按規定的字母順序分成若干層次和類別。

　　四、文件資料分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

　　1、大類分為：制度/規定：S;文件：F;資料：D;檔案：A;合同：B。

　　2、部門按拼音縮寫標示：

　　后勤管理處黨政辦公室：HB;人力資源部：RL;結算中心：JZ;

　　飲食服務中心：YS;學生公寓服務中心：GY;交通服務中心：JT;

　　物業管理中心：WY;校園管理中心：*Y;國際交流中心：

　　GJ;幼兒園：YE。后勤黨總支：ZZ;后勤分工會：GH;

　　3、保密用Y表示，非密級則用N表示。

　　4、密級：絕密：AS;機密：CS;秘密：PS;無：OP

　　五、編碼原則：

　　1、編碼共為十二位數，□□□□□□□□□□□□

　　□(文件資料大類)□□(部門前兩位拼音縮寫)□(是否保密)□□(密級程度)□□(年份)□□□□(流水號)。

　　六、歸檔流程

　　1、各中心工作人員對本部門需要上交的文件資料進行編碼。

　　2、每年1月底前，將編碼后的文件資料上交到后勤管理處辦公室。

　　3、辦公室檔案管理人員將復核文件資料，分類、分組放置在卷宗內。

　　六、案卷排列要求：

　　1、立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。

　　2、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊;材料過寬應折疊整齊;字跡難辨認的，應附抄件;以每一案卷端正書寫標題。

　　3、對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄(卡片)，按一定次序排列和存放。

　　4、每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料;對破損和褪色的材料進行修補和復制。

　　本管理辦法自頒布之日起執行。

篇2：物業項目入伙前資料收集準備

　　物業項目入伙前資料的收集與準備

　　一、向發展商提供如下物業宣傳資料

　　1、**物業管理有限公司簡介，包括公司概況、企業文化、管理優勢、業績回顧等內容。

　　2、物業管理費測算明細表，幫助售樓人員向客戶解釋物業管理費的構成。

　　3、《**物業管理服務內容一覽表》

　　4、《**物業服務指南》

　　5、《房屋裝修管理規定》、《房屋裝修管理協議書》、《裝修指引》

　　二、協助發展商準備好以下入伙資料（可為其提供樣本）

　　1、《入伙通知書》

　　2、《業主收樓指引》、《驗樓指引》

　　3、《業主入伙會簽單》

　　4、《住宅質量保證書》、《住宅質量說明書》

　　三、物業公司準備入伙資料

　　1、《樓宇接管驗收記錄》包括電氣、土建、水暖三種

　　2、《入伙收樓記錄》（四聯單）

　　3、《入伙工作組織方案》

　　4、《項目管理方案》

　　5、《入伙物品采購計劃》

篇3：住宅樓工程檔案文件聲像資料收集保存管理

　　住宅樓工程檔案文件及聲像資料收集保存管理

　　工程一旦中標，工程資料工作就應馬上進行，并隨工程的進度及時收集、整理、歸類成冊，由資料員專門負責辦理。

　　一、工程資料記錄、整理

　　1、工程資料記錄與工程進度同步進行。

　　2、資料記錄做到規范、準確、齊全、系統。

　　3、采用符合規定的統一表格填寫，會簽、蓋章及時齊全。

　　4、原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編制和書寫。

　　5、自編資料盡量采用電腦打字。

　　二、工程檔案文件收集保存作業流程：

　　三、工程資料內容：

　　按武漢市檔案館的有關文件要求，做好工程施工全部施工技術資料的收集和整理工作。除項目部設專責工程師管理技術資料外，各專業施工單位分別設置資料員，管理好本專業的施工技術資料，并整理好向項目資料員提交，以便在工程竣工后能及時提供完整、準確的竣工技術資料。

　　綜合文字資料

　　1、施工許可證或開工許可證；

　　2、施工執照、資格證書；

　　3、施工合同：包括補充合同等；

　　4、單位工程開工報告；

　　5、建筑工程竣工報告表；

　　6、施工組織設計；

　　7、施工技術交底；

　　8、工程基線復核簽證單；

　　9、單位工程坐標定位測量記錄表；

　　10、施工技術總結；

　　11、地基驗坑記錄表；

　　12、隱蔽工程驗收記錄；

　　13、回填土夯實檢驗報告；

　　14、圖紙會審記錄；

　　15、設計修改變更通知及聯系單；

　　16、單位工程沉降觀測記錄表；

　　17、原材料產品出廠證明、試驗報告；

　　18、混凝土、砂漿配合比報告、抗壓強度試驗報告及混凝土抗滲試驗報告；

　　19、施工日記和混凝土工程施工記錄；

　　20、混凝土強度數理統計表；

　　21、分部、分項工程質量檢驗評定記錄；

　　22、單位工程質量等級評定記錄；

　　23、給排水管線標高、位置、坡度測量記錄；

　　24、試水、閉水試壓試驗記錄；

　　25、管線清洗通水、消毒記錄；

　　26、防雷電阻接地實測記錄和防雷引下線焊接記錄；

　　27、絕緣電阻測試和電動機試運轉記錄；

　　28、工程竣工圖。

　　工程照片及錄像帶（或光盤）資料

　　1、建址原貌記錄；

　　2、工程施工各主要階段（各分部、分項工程）的施工情況、現場質量檢查情況和完工時的質量情況。

　　3、新技術、新工藝實施及效果記錄。

　　4、現場安全、文明施工情況記錄。

　　5、上級領導現場視察和上級組織的質量、安全、文明施工大檢查記錄。

　　6、重要會議記錄：如圖紙會審、施工組織設計和重要施工方案會審、創優工作會議、QC小組工作會議、基礎和主體中間驗收會議、竣工驗收會議、市優質樣板工程評審、省優質樣板工程評審會議等；

　　7、竣工落成面貌記錄：如工程正立面和其他立面。

　　以上各條要求反映工程全貌、主體工程的重要部位及其它分部重要部位的彩色相片（以及相應的反轉片）不少于30張，錄像帶內容包括：工程簡介，工程各主要土建部分和設備安裝部分的質量水平介紹，主要施工方法和技術措施，采用的新技術、新工藝、新工藝、新材料、新設備等長度播放時間30分鐘左右。

　　四、建立計算機數據庫

　　項目應在收集整理工程技術資料的同時，做到將全部有關數據資料輸入計算機，建立項目的質量管理的數據庫，確保隨時可以調出任何階段、任何工序的技術數據和資料，以實現技術資料管理的現代化、科學化和規范化。項目除配制一定數量的計算機外，還將配備數碼攝相機、掃描儀等硬件設備，便于及時反饋信息和遠程通訊，以實現信息資源的有效積累、傳遞和共享。

　　1、建筑設計總平面圖計算機圖形數據；

　　2、竣工圖計算機圖形數據磁盤

　　3、建筑總平面及設計總說明圖形數據；

　　4、建筑各層平面圖圖形數據；

　　5、建筑各立面圖圖形數據；

　　6、建筑各主剖面圖圖形數據；

　　7、水、電、空調、通訊、消防系統圖圖形數據；