原中工學院教學院系(部)檔案資料管理辦法

　　(試行)

　　為了加強我校教學院系(部)檔案資料的管理，維護檔案的完整與安全，更好地為教學、科研和各項管理活動提供及時有效的服務，依據《原中工學院檔案管理辦法》，結合我校實際情況，特制定本辦法。

　　一、基本原則

　　(一)根據國家教育部《普通高校檔案管理辦法》關于“高校檔案實行分級管理”的精神，我校檔案分為校級綜合檔案和院系(部)級檔案資料兩級管理。

　　(二)凡是教學院系(部)在教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等各種載體的文件材料，均屬院系(部)級檔案資料范疇。

　　(三)教學院系(部)檔案資料中，除按規定移交學校檔案部門的，其余應歸入院系(部)級檔案。教學院系(部)檔案實行統一管理的原則，確保完整、準確、系統和安全，便于學校各項工作的開發利用。

　　(四)院系(部)檔案資料的管理實行“三納入”，即：納入院系(部)的工作計劃;納入院系(部)的管理制度;納入院系(部)領導和管理人員的職責范圍。做到“四同步”，即：布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

　　二、領導體制及職責

　　(一)教學院系(部)檔案工作由教學行政管理部門和有關業務主管部門領導，同時接受學校綜合檔案室的業務指導、監督與檢查。

　　(二)各院系(部)必須明確1名領導分管本部門的檔案工作，并配備1～2名兼職檔案員。各院系(部)兼職檔案員，應認真做好本部門檔案資料的收集、整理、統計、利用等工作。

　　分管檔案工作的院系(部)領導職責范圍：

　　1.將檔案工作納入本院系(部)管理工作計劃，制定有關制度并認真執行。

　　2.支持部門檔案工作，定期檢查、研究部門檔案工作情況，并幫助解決檔案工作中遇到的實際問題。

　　院系(部)兼職檔案員的職責范圍：

　　1.認真學習《檔案法》和檔案工作各項規章制度;

　　2.負責做好本部門的檔案基礎業務工作：

　　(1)統一管理本部門形成的全部檔案材料;

　　(2)負責收集、整理、鑒定、保管、利用、統計本部門的檔案資料工作;

　　(3)整理的案卷齊全、完整，質量符合規范;

　　(4)按期向學校綜合檔案室移交檔案。

　　3.接受學校綜合檔案室的業務指導與監督，參加學校檔案部門組織的有關活動;

　　4.會同學校綜合檔案室對本部門歸檔后的檔案進行調整、補充、復制及鑒定、銷毀工作。

　　三、教學院系(部)檔案資料歸檔范圍

　　教學院系(部)檔案資料歸檔范圍主要分為：黨群類、行政類、教學類、研究生工作類、科研類及其它工作類。具體類目見附表。

　　教學院系(部)其它有保存價值的材料，除了應移交校綜合檔案室的材料外，可根據具體內容自行劃定院系(部)保管類目。內部行文參照學校黨字[20**]16號《原中工學院公文處理辦法(修訂)》執行。院系(部)保存教師個人基本信息資料，可依據各教學院系(部)具體情況設置分類。

　　四、教學院系(部)檔案資料保管期限

　　除移交學校綜合檔案室的檔案材料外，各類教學院系(部)的檔案資料自產生之日起至少應在本部門保存5年，設備檔案資料隨設備保存。

　　五、教學院系(部)檔案資料整理要求

　　(一)根據材料的形成規律，保持其有機聯系和便于利用查考的原則，同時視檔案資料的內容、數量和載體形式等情況，對檔案資料進行系統整理，組成卷式或盒式;

　　(二)卷(盒)內材料一律拆掉金屬物，對破損的材料應進行修補;

　　(三)同類紙質材料的紙型應保持一致，文中密不可分的插圖、照片應插入文字材料內;

　　(四)按順序編寫頁號;

　　(五)規范填寫卷內文件目錄;

　　(六)填寫案卷標題，制作檢索工具;

　　(七)按規定應移交學校綜合檔案室的案卷,需辦理移交手續。一式二份填寫移交目錄，部門和學校綜合檔案室各執一份備查。

　　附表：教學院系(部)檔案資料積累范圍

　　附表：

　　教學院系(部)檔案資料積累范圍

　　黨群類

　　序號類目名稱

　　1總支工作計劃、總結、會議記錄、重要報告、調查材料

　　2總支改選工作請示、批復

　　3黨建工作及有關材料

　　4人員獎懲及有關材料

　　5師德師風建設材料

　　6其它有保存價值的材料

　　行政類

　　1上級部門及學校領導到院系(部)檢查工作的記錄及整改方案

　　2工作計劃、總結、請示、報告、批復、會議記錄

　　3開展各類重要學術活動和工作調研的文件材料

　　4與外單位簽訂的合同、協議及協作材料

　　5基礎數據統計、大事記及重要資料

　　6師資建設規劃

　　7學校及本院系(部)各項工作規章制度

　　8學生二課活動材料

　　9畢業生合影照片

　　10學生思想工作、獎懲等材料

　　11內部自辦的刊物、簡報

　　12其它有保存價值的材料

　　教學類

　　1專業綜合培養計劃、教學執行計劃、教學大綱、教學進程表、總課表

　　2院(系)級學位評定委員會名冊及學位委員會會議記錄、決定、計劃、總結

　　3專業建設、課程建設、實驗室建設規劃

　　4專業設置、專業調整的請示、報告、批復(復印件)

　　5畢業設計(論文)題目及成績匯總

　　6課程設計、畢業設計(論文)及評審意見、優秀實習報告、總結

　　7教師工作量核算表及相關登記材料

　　8教學檢查、評估和各類教學競賽評獎材料

　　9修改教學執行計劃審批單、教學日歷、典型教案

　　10各專業?？颊n程試卷樣卷、標準答案及評分標準

　　11學生原始成績單、期末考試試卷、期初補考試卷，試卷分析，更改學生成績申請單，系考課程評分依據

　　12本部門任課教師名冊、班級學生名單(各學期學籍異動后的空白名單)、各學期學籍異動資料(各類審批表及匯總表)

　　13各專業畢業答辯工作計劃、總結、答辯記錄

　　14學科競賽有關材料(通知、進程安排、試卷、結果)

　　15有關學科建設、實驗室建設的方案、評估材料

　　16實習基地建設有關材料

　　17聽課記錄等有關材料

　　18各專業教材使用一覽表，本院系(部)教師自編、主編教材、教學指導書、實習指導書樣書及獲獎情況

　　19教學改革方案、項目評獎材料

　　20實驗室任務及人員增減變動情況

　　21其它有保存價值的材料

　　研究生工作類

　　1學校及本院(系)研究生工作發展規劃、培養計劃、教學大綱、方案

　　2學校及本院(系)研究生學位工作、學科建設的規定、辦法、條例

　　3博士、碩士學位授權點、重點學科申報和管理工作請示、批復、檢查、評估材料

　　4本部門研究生工作計劃、總結及各類統計表

　　5院(系)級研究生學位評定委員會名冊及會議記錄、決議

　　6研究生導師名冊

　　7研究生培養工作量核算材料

　　8碩士學位答辯工作計劃、總結、答辯記錄、畢業審批及學位授予材料

　　9研究生學位論文及題目、成績匯總

　　10研究生教學專題會議記錄、紀要

　　11研究生獎懲及學籍處理有關材料

　　12研究生名冊

　　13其它有保存價值的材料

　　科研類

　　1院系(部)教職工科研項目、著作、作品及發表論文一覽

　　2學校及本院系(部)關于科研工作的規章制度

　　3教師申請專利的受理通知書、授權證書(復印件)及統計表

　　4教師科研獎勵有關材料(包括獎狀、證書復印件)

　　5教師科研項目和成果應用于教學過程及學生培養的有關材料

　　6教學院系(部)學術委員會記錄、決定等材料

　　7其它有保存價值的材料

　　設備類

　　1開箱記錄及裝箱單

　　2安裝調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

　　3驗收報告及文件材料

　　4索賠來往函件及結果文件

　　5設備說明書及全套隨機文件

　　6使用、檢修、故障事故記錄

　　7重大事故的調查分析及處理意見

　　8技術改造和開發過程中形成的技術文件

　　注：此類特指單價在5萬元以下的儀器設備材料

篇2：某基建規劃處檔案資料管理辦法

>　　基建規劃處檔案資料管理辦法

　　檔案管理是我處工作的重要組成部分，為了充分發揮檔案的作用，使之更好地服務于工作，特制訂本辦法。

　　一、文件材料歸檔范圍：

　　1、院外文件：按規定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

　　2、學院下發的有關文件以及制定的各種制度、規定、辦法、條例。

　　3、我處形成下達的各類規章制度、正式文件和會議記錄等資料。

　　4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協議(基建檔案除外)。

　　5、學院總體規劃、基建計劃、招投標記錄等資料。

　　6、按學院檔案館規定要求歸檔的有關資料。

　　二、檔案的使用與管理：

　　1、根據學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統一管理，以維護檔案資料的完整和安全。

　　2、工作需要借閱檔案，根據相關規定辦理手續。檔案借出后，、借閱者應對檔案負責，不得遺失、泄密和污損，也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

　　3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案，負責檔案管理應經常檢查、收集檔案資料、材料，及時整理歸檔。

　　4、凡是需要銷毀的檔案資料，必須造具清冊，經主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執行。

　　三、文件傳閱和處理：

　　收到文件，要根據文件的內容、密級、傳閱范圍等要求，及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

　　2、分發到有關科室的文件必須登記在案。

　　3、文件一般不外借，如確需借閱，應進行詳細登記，并限期歸還。

　　4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規定理。

　　四、組織

　　1、處成立檔案管理領導小組，負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

　　2、各科室應明確專人負責檔案工作。

　　五、其他

　　1、未盡事宜由處負責解釋。

　　2、本辦法自公布之日起執行。

　　z醫學院基建規劃處

篇3：大學內部資料性出版物管理辦法

　　大學內部資料性出版物管理暫行辦法

　　為繁榮校園文化，營造良好的校園文化環境，進一步推動我校精神文明建設，加強對內部資料性出版物的管理，特制訂本辦法。

　　第一條 本辦法所稱內部資料性出版物，是指在z醫科大學校內出版，并未取得全國公開出版統一刊號或內部出版統一刊號，有固定名稱、開版，用于指導工作、交流信息的非商品性成冊、折頁或散頁的連續出版物、印刷品(不包括機關公文性材料和簡報等信息資料)。

　　第二條 學校內部資料性出版物實行申報審批、登記備案制度。學校各單位內部資料性出版物，均需履行申報審批、登記備案手續，認真填寫z醫科大學內部資料性出版物申報審批表(附申請報告，申請報告主要寫明辦刊宗旨、刊物名稱、刊期、開版或開本、辦刊內容、主辦單位、主管單位、主要負責人及資金保障等內容)，報黨委宣傳部審批。校學生會、學生社團自辦刊物由校團委預審，各學院團總支、學生分會的自辦刊物由所在學院黨總支預審，報黨委宣傳部審批并備案。

　　第三條 學校內部資料性出版物在辦刊期間必須嚴格按照申報審批表所填寫內容辦刊，不得隨意更改刊物名稱、刊期、開版或開本、內容等。

　　第四條 學校內部資料性出版物刊號登記：經審批和備案后，由校黨委宣傳部統一登記、編發刊號，印刷時刊號應在刊物明顯位置完整地印出z醫科大學內部資料性出版物準印證××××××號。學校內部資料性出版物不得使用××報、××刊或××雜志等字樣。

　　第五條 學校內部資料性出版物實行誰主辦誰負責的原則。黨委宣傳部負責對學校內部資料性出版物進行宏觀指導和管理。主管單位和主辦單位負責對刊物進行日常管理，對內容和質量嚴格把關?？镓撠熑隧氃诿科诳锞幱⊥瓿珊蟮娜諆葘⒖?3份)送黨委宣傳部審閱，備案。

　　第六條 本辦法頒發前已辦的學校內部資料性出版物，須重新履行申報審批、登記備案手續。

　　第七條 凡違反本辦法的學校內部資料性出版物，黨委宣傳部將責令其限期整改、?？?。違反校紀法規的，主管單位負有領導責任。

　　第八條 本辦法解釋權屬于黨委宣傳部。

　　第九條 本辦法自下發之日起實行。

　　附件：z醫科大學內部資料性出版物申報審批表