XX企業人事檔案管理制度

　　1、目的

　　為了將企業人事檔案管理工作制度化，規范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞便于相關人事檔案材料的借閱和使用。

　　2、適用范圍

　　適合公司全體員工

　　3、人事檔案分類

　　員工人事檔案分為以下八大類：

　　3.1 入職檔案

　　3.2 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

　　3.3 員工更改姓名、民族、年齡、工作時間等過程中形成的個人申請表，上級領導批復以及所依據的證明材料。

　　3.4 勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。

　　3.5 培訓檔案

　　3.5.1 新員工入職培訓試卷、培訓心得。

　　3.5.2 參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。

　　3.6 職位檔案

　　3.6.1 職位說明書、職務說明書、職務任命書。

　　3.6.2 職務變動申請、職位、職務變更記錄。

　　3.7 薪酬考核檔案

　　3.7.1 試用期考核表、員工試用期總結表。

　　3.7.2 季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。

　　3.7.3 工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。

　　3.8 其他檔案

　　3.8.1 各類獎勵、處罰記錄。

　　3.8.2 離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根其他補充協議。

　　4、人事檔案的歸檔

　　4.1 首先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。

　　4.2 按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。

　　4.3 在目錄上補登材料名稱及有關內容。

　　4.4 將新材料放入檔案。

　　5、人事檔案的核查核對

　　5.1檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。

　　5.2檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

　　5.2.1突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后。

　　5.2.2對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　5.2.3發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

　　6、人事檔案的轉遞

　　6.1 檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程序如下：

　　6.1.1 取出應轉走的檔案。

　　6.1.2 在檔案底賬上注銷。

　　6.1.3 填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。

　　6.1.4 按發文要求包裝、密封。

　　6.1.5 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。

　　6.1.6 收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　7、人事檔案利用的方式

　　7.1 查閱

　　設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。

　　7.2 借出使用

　　相關人員為完成某項工作任務，必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，并到期歸還。

　　7.3 出具證明材料

　　一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章后方能生效。

　　8、人事檔案利用的手續

　　8.1 查閱手續

　　查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱部門負責人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

　　8.2 外借手續

　　首先，借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似;其次，借檔人員(部門)蓋章，負責人簽字;再次，人事檔案部門對其進行審核、批準，然后進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字;最后，歸還時及時在外借登記上注銷。

　　8.3 出具證明材料的手續：

　　單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由;其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

　　9、人事檔案保密規定及保存期限

　　9.1 公司由人力資源部門負責管理人事檔案的工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

　　9.2 公司的內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。

　　10、附則

　　10.1此制度解釋權歸人力資源部。

　　10.2本制度自發文之日起開始執行。

　　附表：

　　《人事檔案借閱登記表》

　　《人事檔案借檔申請表》

　　《人事檔案借/查閱登記表》

篇2：學院干部人事檔案查（借）閱制度

　　學院干部人事檔案查(借)閱制度

　　一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經人事科長初審、副處長審核、處長審批同意后方可查(借)閱。

　　二、查(借)閱干部人事檔案，要愛護檔案，嚴禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復制，不得泄露或擅自向外公布檔案內容，違者給予批評教育直至紀律處分。

　　三、個人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。

　　四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。

　　五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續，借閱時間一般不超過5天。如需續借，應及時履行審批手續，續期不超過3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無關人員翻閱。

　　六、嚴禁在查閱檔案時喝水、吸煙，謹防損壞檔案。

　　七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經組織人事處負責人批準后，方可查閱。

　　八、借出檔案，應清點登記;收回檔案，應在核對無誤后放歸原位。

篇3：學院干部人事檔案室保密制度

　　學院干部人事檔案室保密制度

　　一、認真貫徹執行《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》及上級有關法規，做好檔案安全保密工作。

　　二、嚴格執行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。

　　三、干部人事檔案室為機要重地，非工作人員不得入內。

　　四、檔案進出，須嚴格履行審批、核對、簽字、登記等手續。

　　五、查閱檔案原則上在檔案室進行。查閱密級檔案不得擅自摘抄、復印、拍照。

　　六、借閱檔案必須辦理借閱手續，借閱人員要承擔檔案安全保管責任。

　　七、復印秘密級檔案材料，應嚴格履行審批、登記手續，標明復印單位、份數、日期。復印件視同原件管理。

　　八、干部人事檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得以任何形式泄露檔案內容。

　　九、嚴禁任何個人私自保存他人檔案。

　　十、對違犯保密紀律，玩忽職守，造成重大遺失、泄密等責任事故者，按有關規定嚴肅處理。