大學生社區管理公司檔案管理制度

　　1、目的：

　　規范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。

　　2、適用范圍：

　　適用于各部門各種檔案的管理工作。

　　3、職責：

　　3.1各部門負責人負責監督檔案管理的實施工作。

　　3.2各部門檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

　　4、管理制度：

　　4.1檔案管理的內容：

　　4.1.1公司各部門均需保存以下檔案：

　　a）公司各種行政文件；

　　b）公司與質量有關的文件；

　　c）部門收發文記錄；

　　d）本部門形成的質量記錄；

　　e）其它本部門形成的或公司下發的文件。

　　4.1.2各部門除要保存以上檔案外，還需按部門分別保存以下檔案：

　　a）辦公室保存公司所有文件(除財務與建設修繕的資料)的原件。

　　b）各部門保管各部門的資料。

　　c）辦公室保管人事檔案和各種合同。

　　4.2檔案的保管目的

　　a）便于查閱；

　　b）保證檔案的安全；

　　c）防止檔案的損壞；

　　d）延長檔案壽命；

　　4.3檔案的密級

　　檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通：

　　a）絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、學生資料、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；

　　b）機密檔案包括：質量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發文（通知、通告除外）、工程類圖紙、計劃總結和其他屬機密的檔案；

　　c）普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.4 檔案的保管方式

　　4.4.1檔案的裝盒與標識

　　各部門檔案管理員將不同檔案分類，并按時間順序裝入檔案盒內，然后根據檔案的規格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱，然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側立面距頂部3厘米位置處，并排列在檔案柜中。

　　4.4.2編制目錄：

　　4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》；

　　4.2.2.2每一份檔案歸檔時，均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中，以便查閱。

　　4.5檔案的查閱權限

　　4.5.1總經理可查閱公司所有檔案。

　　4.5.2副總經理可查閱分管工作的檔案。

　　4.5.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。

　　4.5.4其他人員根據審批查閱有關檔案。

　　4.6檔案的查閱/借閱/復制

　　4.6.1查閱/借閱/復制人到部門《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

　　4.6.2部門檔案管理員審核其資格：

　　a ）權限內的按正常手續辦理；

　　b）權限外的，需得到相應授權人的許可：部門（財務除外）的檔案，由部門負責人審批；公司檔案，由辦公室主任審批，財務檔案及公司機密檔案，由總經理審批。

　　4.7在檔案歸還日期前，部門檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還。

　　4.8須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由辦公室主任審批；普通檔案由部門負責人審批。

　　4.9檔案的銷毀

　　4.9.1超過保管期限的檔案，由部門檔案管理員依據檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。

　　4.9.2該清單報部門負責人審核，由管理者代表審批后進行銷毀，財務檔案的銷毀由總經理審批。

　　4.9.3銷毀時應有部門檔案管理員及質量管理辦公室質管員在場，銷毀結束后，銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。

　　5相關文件

　　6記錄

　　6.1《文件歸檔目錄》

　　6.2《文件和資料銷毀清單》

　　6.3《文件查閱/借閱/復制登記表》

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。