風險管理部啟動全公司檔案檢查動員講話稿

　　各位領導、同事們：

　　下午好!

　　根據總經理的批示，風險管理部即將開始對各部門的檔案管理情況進行全面檢查，在此，利用大約一個小時時間和大家共同學習檔案管理基礎知識和基本要求，希望通過此次檢查和學習能夠引起各部門對檔案管理工作的高度重視，并積極配合本次檢查。

　　借用一位企業高管的話：一個公司的管理水平取決于這個公司的檔案管理水平。檔案是企業的無形資產，其價值在于其內容中所蘊含的知識。檔案是企業在各項工作活動中形成的真實的歷史記錄，檔案不僅記錄了工作活動的歷史過程，而且記載了其形成和積累的經驗和教訓，是企業重要的知識資源。

　　每個部門有一項共同的質量目標，就是知識成果轉化率。這幾年來，公司在管理層的領導下，在項目發展、營銷策劃、工程管理、財務管理等許多方面都取得了顯著的成績，但是從前幾次質量目標達成情況看，各部門的前期工作成績幾乎都沒有以文字總結的形式轉化為可以指導后續業務的知識成果。

　　而且，檔案管理是質量管理體系的基礎，我們在歷次質量管理體系內審中發現，公司的業務基本上都在按照流程文件的規定有序開展，但是我們執行流程文件所形成的記錄和文件卻未能得到充分的重視和妥善的保管。比如，我們在檢查個別部門的質量記錄時，發現***城的部分質量記錄已經無處可尋。

　　檔案還具備教育功能，房地產行業人才流動性很強，我們也每年都會進行校招和社招，這些新員工進來我們不可能手把手對他們進行單獨培訓，那么部門形成的業務檔案就對他快速熟悉部門業務有很大的幫助。

　　從法律層面上講，無論訴訟還是仲裁，都是“以法律為依據，以事實為準繩?！蓖彫F場的所謂事實，并不全是反映事物本原的客觀事實，而是當事人和律師用證據鏈條回放的法律事實。如果證據不充分或者證明力不夠強，客觀上占據天道公理的一方，可能在法庭上處于完全劣勢的地位。法律證據來自于企業日積月累、點點滴滴形成的檔案資料，因此健全完整的檔案體系和運行有效的檔案管理，對于公司的訴訟維權，有至關重要的影響。

　　以企業勞動人事檔案為例，如果勞動人事檔案缺失或不規范，企業在勞動爭議案件的仲裁或訴訟中，就可能因舉證不能而處于每案必敗的尷尬境地。隨著20**年《勞動合同法》、《勞動爭議調解仲裁法》兩大傾向于保護勞動者的法律實施，企業疲于被動應訴的勞動爭議案件數也隨之呈現出大跨度、井噴式的增加。這里固然有勞動爭議案件在仲裁階段不收費、法院訴訟階段僅收10元的低廉案件授理費的法律規定，降低了勞動者狀告企業的門檻，但企業勞動人事檔案的缺失或不規范，使得企業在“舉證責任倒置”訴訟證據規則的約束下，因舉證不能，紛紛導致敗訴。例如：在確認某勞動者在企業工作年限的訴訟中，由于企業將勞動者當年自己填寫的參加工作時間等個人信息的原始檔案遺失，盡管企業明知該勞動者夸大了其在企業的工作年限，但法院最終還是按照勞動者提出的在企業的工作年限予以判決，并判決向勞動者支付巨額的經濟補償金。再如因辭退、除名、解除勞動合同及工資報酬、保險、福利待遇給付等過程中檔案資料的缺失或不完善，也常常使企業難逃敗訴的命運。并且更為嚴重的是，一旦有一件案件敗訴，類似的群體性案件會急劇上升，少則幾人到幾十人。多則成百上千，將這種勞動爭議案件演變為影響社會穩定的政治事件，可能會將一個企業置于死地。

　　不管是什么合同，第一項都是簽約主體，主體名稱是否準確、是否具備作為合同一方的資格是合同成立的前提。如果涉及訴訟，法庭審核的第一項證據就是當事人是否適格的證據，也就是各類資格、資質證書。如果合同一方明知或者未發現對方不具備合法有效的資質而與之簽約，則受損害方的維權主張無法得到法院的完全支持。

　　人事變動要及時更新檔案，以免造成不必要的麻煩。例如這次物業公司起訴業主欠繳物業費的案件，律師在收集證據過程中發現物業公司營業執照上的法定代表人仍是被辭退的前任總經理，在向法院提交資質時相當尷尬。

　　以公司名義簽署的合同、協議，發布的文件、通知等檔案文件要進行歸口管理，如果對方拿著我公司簽署的文件要求我方進行核實，而我方原件無處可尋，公司會多么丟臉。試想，如果對方知道我方原件缺失，他很可能撰改雙方往來文件內容，讓我方有口難辯。

　　業務類檔案的主要作用是證明前期工作過程和工作結果，并為以后的工作提供參考，促使后續工作能夠事半功倍。例如我們在可行性研究報告中調查分析了當地的房地產市場情況和客戶購房偏好等，那么將來在這個地方再拿地的時候就可以借鑒參考，這樣就做到了資源重復利用、提高工作效率。同時也能為公司的決策提供系統、連續的數據信息作為依據。

　　系統、連續的數據信息是公司決策的重要依據，也是與合同對方談判維權的重要依據。前段時間規劃設計部提出要解除設計合同請風險管理部出具法律意見，律師請規劃設計部提供解除合同的具體理由以及對方違反合同的證據。規劃設計部僅僅向律師www.airporthotelslisboa.com提供了合同原件、設計成果評審資料、我方要求解除合同的函件，以及對方的回函。并且規劃設計部提出的理由是因為設計不合理影響我方銷售和招商效果，但《設計評審表》、《實施戶型確認表》等證明對方的設計已通過我方審驗。所以僅憑規劃設計部提供的資料，公司很難依靠法律手段來解除設計合同。試想，如果規劃設計部門平時充分重視設計任務、設計成果的檔案，嚴格認真的開展設計評審工作并詳細記錄評審意見，建立與設計公司的日常溝通往來信息備查簿。那么，規劃設計部就能夠有依有據的提出對方存在的不足和過錯，公司才能夠有力維權。

　　在建筑工程中，工程資料是建設施工的一項重要部分，是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理的原始依據。住建部曾明確指出：任何一項工程如果工程資料不符合標準規定，則判定該工程不合格，對工程質量具有否決權。檔案文件能夠有效對項目進行監控，例如施工、監理單位檢查表，檢查歸檔后還要持續關注改正情況，并避免犯同樣的錯誤。

　　前面我們主要是站在質量管理體系和法律的角度來說明檔案管理的重要性，接下來我們從公司日常管理的角度來進一步認識檔案管理的重要性。

　　檔案必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企事業單位的工作效率;能夠使企事業單位更好地貫徹落實好上級領導的精神;為員工提供工作和學習的信息，使員工工作能力不斷提高，有效保證工作進程和結果，保證企事業單位經濟效益。只有以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。

　　檔案管理非常重要，那么檔案管理究竟應該怎么管呢?簡要的說檔案管理工作要點就是：

　　一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。

　　二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案信息網絡和數據庫建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。

　　三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子信息系統建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。

　　四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。

　　五要嚴把檔案歸檔質量關。這是做好檔案管理的關鍵。高質量的檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱等重要工作內容。

　　作為一名檔案管理人員必須嚴把檔案的歸檔質量，歸檔的檔案必須達到完整、準確、系統的要求。以工程檔案為例，完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、直到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全;準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，夯實公司的管理基礎，促進公司管理水平、工作效率、經濟效益不斷提升。

　　最后，請各部門認真自查自糾，積極配合檢查!希望本次檢查能夠推動公司基礎管理邁上一個新的臺階!

篇2：科技公司檔案管理制度

　　某科技公司檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為加強公司文書檔案、聲像資料的管理工作，保證文書檔案、聲像資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。

　　第二條 公司行政部負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。

　　第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定及時歸檔，部分資料須在行政部備份。

　　第二章 文件資料的收集管理

　　第四條 歸檔范圍：

　　公司印發的公文。

　　公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

　　公司與其他單位簽訂的合同、協議書等文件正本。

　　公司重要會議資料，包括會議通知、決議、總結、重要發言、會議紀要等。

　　上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、條例、規定、計劃等文件資料。

　　公司對外的正式發文及與有關單位來往的文書及傳真。

　　公司重要的技術資料、供應商檔案資料、客戶資料等。

　　公司管理人員的任免文件資料以及關于員工獎勵、處分的文件資料。

　　公司所有員工的考核與培訓資料。

　　公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報、照片(及底片)、錄音、錄像等。

　　公司及產品的獲獎證書。

　　第五條 資料承辦人員應及時將辦理完畢或經批準的文件資料，收集齊全，加以整理、歸檔。

　　第七條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的重要文件資料，由此項工作的負責人收集并交行政部歸檔保管。

　　第八條公司員工外出參加培訓、學習、考察、調研等公務活動，必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。

　　第九條各部門須有一名檔案管理人員，認真執行定期歸檔制度。

　　第三章 歸檔管理

　　第十條檔案管理人員應根據公司的業務及工作現狀，編制"案卷類目" 。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上明細名稱。

　　第十一條 檔案管理人員應及時將文件資料按照"案卷類目"放入文件夾內，對號入座。

　　第十二條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、請示與批復、轉發文件與原件，歸放在一起，不得分開。

　　第十三條 對于重要的聲像類資料，檔案管理人員應在卷首附上文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)。

　　第四章 附則

　　第十四條 本制度由公司行政部負責解釋。

　　第十五條 本制度自頒布之日起施行。

篇3：某公司檔案管理員職務分析樣本

　　公司檔案管理員職務分析樣本

　　崗位名稱：檔案管理員;

　　直接上級：文秘科科長;

　　工作目標：負責公司的檔案的管理工作;

　　權力和責任：

　　1.負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中起來，經過整理、立卷、當檔保存;

　　2.做好公司立卷檔案的鑒定和保存期限;

　　3.負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數字形式，進行登記和統計;

　　4.負責保管檔案系統完整和安全;

　　5.負責編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等;

　　6.負責建立檔案借閱管理制度;

　　7.遵守國家和公司的保密規定及有關規程;

　　8.做好公司領導臨時交辦的事項;

　　9.熟悉計算機的使用;

　　崗位要求：

　　1.具有高中以上的文化程度;

　　2.具有檔案管理基礎知識和工作經驗;

　　3.工作心細，品行端正，原則性強;

　　參加會議：

　　1.參加每周一次的工作會議;

　　2.參加每月一次的管理工作評比會;

　　3.參加公司召開的職工大會;