文化傳播公司檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　第二條 本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。

　　第三條 公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。

　　第四條 公司檔案管理工作實行統一管理，共同維護檔案的完整與安全，便于公司在經營中的借鑒和利用。

　　第五條 本制度適用于公司所有檔案資料的管理。

　　第二章 檔案管理的機構與職責

　　第一條 公司的檔案工作實行各部門收集，綜合行政部統一歸檔管理的原則。

　　第二條 綜合行政部為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案收集進行指導、監督和檢查。

　　第三條 公司各部門為檔案收集部門，負責收集本部門檔案資料并保管本部門的復印件或掃描件。公司各部門負責人均應指定專人負責收集本部門的檔案資料，并督促其及時將本部門檔案資料的復印件或掃描件歸檔。

　　第四條 綜合行政部的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩定，名單須報綜合行政部進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知綜合行政部。

　　第五條 檔案工作人員出現工作變動或離職時，應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷毀。

　　第六條 所有檔案工作人員應忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守公司秘密，不得向無關人員泄露檔案內容。

　　第三章 檔案管理

　　第一條 檔案的歸檔

　　(1)公司應歸檔的檔案資料包括:行政文書檔案、人事檔案、公司物資檔案、營銷業務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建項目檔案等。

　　(2)對于應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。

　　(3)公司檔案資料均由綜合行政部負責整理分類、立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。

　　(4)公司各部門的檔案工作人員應及時將本部門的檔案材料原件移交到綜合行政部。

　　第二條 檔案保管

　　(1)公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。

　　(2)檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關部門的檔案工作人員應配合綜合行政部進行。

　　(3)檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，并根據檔案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。

　　(4)檔案工作人員應參照國家的規定和公司相關約定，對檔案資料進行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經批準后執行。

　　(5)所有檔案資料劃分三個密級:絕密級、機密級、秘密級。具體劃分標準如下：

　?、俳^密級:是最重要的公司秘密，泄露會給公司造成特別嚴重的經濟損失或不良影響;

　?、跈C密級:是重要的公司秘密，泄露會給公司造成嚴重的經濟損失或不良影響;

　?、勖孛芗?是一般的公司秘密，泄露會給公司造成經濟損失或不良影響。

　　(6)檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。

　　(7)對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規定執行。

　　第三條 檔案的查閱、借閱

　　(1)公司員工查閱、借閱檔案時，應嚴格辦理查閱(借閱)手續，由檔案管理員對查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時間和歸還時間進行詳細登記。

　　(2)查閱(借閱)密級檔案時，如查閱人為《保密制度》中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫《檔案查閱(借閱)申請單》，經檔案管理員審核，審批人審批后方可進行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內容與本身工作無關的檔案。

　　(3)檔案查閱(借閱)的批準權限:普通檔案由綜合行政部副主任審批;秘密級檔案由綜合行政部主任審批;機密級檔案由總經理審批，絕密級檔案由董事長審批。

　　(4)原則上檔案原件概不外借，綜合行政部可對常用的檔案資料復制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由綜合行政部回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。

　　(5)查閱、借閱公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志和涂改，不得損壞檔案。

　　(6)嚴禁公司員工未經允許私自對檔案資料進行復印和復制，否則將按照公司《保密制度》的有關規定予以處罰。

　　第四章 檔案的銷毀

　　第一條 對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應將銷毀檔案清單上報綜合行政部主任，經綜合行政部主任審核，報批準人批準后，方可銷毀。

　　第二條 任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級檔案的銷毀由總經理審批，機密級和絕密級檔案的銷毀由董事長審批。

　　第三條 檔案銷毀時應有2人以上進行現場監督，嚴禁私自銷毀檔案。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。