公寓項目物業制度和檔案的建立與管理

　　第一節管理規章制度

　　一、規章制度的建立

　　健全規范的管理規章制度是我們實施科學管理、提供優質服務的依據。我公司在不斷總結經驗的基礎上，全面導入ISO9001質量保證體系，已建立起了一套在許多物業得到成功應用的物業管理規章制度和一套完整科學的質量保證體系文件，結合希格瑪公寓的實際情況，我們將按照本物業的運作要求和業務流程，進一步修改和完善。歸納為以下三大部分：

　?。ㄒ唬┕仓贫?/P>

　　本部分主要是為了保證本物業得到有效的配合而制定的，也是確保物業管理水平的一個非常重要的因素，我們將與業主委員會一起擬訂：

　　物業服務合同

　　業主文明守則

　　物業使用引導手冊

　?。ǘ﹥炔窟\作制度

　　根據本項目人員配備、崗位設置的情況，按公司要求制定規章制度，規范管理行為，并按照公司ISO9001質量保證體系，結合項目實際情況，建立健全相關的作業程序和操作規程。此部分為項目內部管理的依據。

　　1、崗位職責

　　項目部經理職責值班經理崗位職責

　　客服主管崗位客服人員崗位職責

　　工程主管崗位職責電工崗位職責

　　保安經理崗位職責中控值班人員崗位職責

　　交換站值班崗位職責保安員崗位職責

　　綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責

　　保潔員崗位職責綠化工崗位職責

　　2、內部運作制度

　　員工守則交接班管理制度

　　員工行為規范材料采購、入庫、出庫管理規定

　　員工培訓管理規定文件檔案資料管理制度

　　績效考評辦法例會制度

　　日檢、月檢、周檢管理規定庫房管理制度

　　3、部門規章制度

　　客服服務中心

　　客戶接待操作規程客戶服務查詢程序

　　客戶申請服務項目的操作規程客戶檔案管理規章制度

　　保修處理操作規程

　　工程工作標準和操作規程

　　《維修通知單》工作規程水管爆裂的應急處理方法

　　電工維修安全操作規程生活水消毒設備操作規程

　　電機日常運行和維護工作規程生活水箱設備定期保養方法

　　故障停電的處理規程弱電專業運行保養規程

　　照明系統故障處理規程弱電專業緊急故障處理規程

　　綜合布線系統的維修規程消防報警系統的維修規程

　　綜合維修巡視規程電梯應急處理規程

　　綜合維修操作方法天然氣設備巡視保養規程

　　電梯運行維護操作規程天然氣設備緊急事故處理規程

　　特約服務管理細則

　　工程規章制度/管理制度

　　共用設施設備維護管理規定事故處理制度

　　交接班制度工程設備設施安全防火制度

　　鑰匙管理制度水泵房管理制度

　　值班制度電梯機房管理制度

　　工程檔案管理制度綜合維修專業巡視檢查制度

　　設備設施標識的管理制度 電梯維修保養安全制度

　　日檢、巡視制度電動工具安全操作制度

　　保安工作標準和操作規程

　　門崗交接班操作規程物品出入小區管理規程

　　巡邏崗操作規程證件管理操作規程

　　緊急突發事件處置規定鑰匙管理操作規定

　　客戶失竊、受擾的處理規程

　　保安規定制度/管理制度

　　檔案管理制度晚間值班規定

　　保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛制度

　　保安部巡查制度保安員著裝規定

　　消防安全工作標準和操作規程

　　中控室運行規程消防設施巡檢規程

　　監控系統操作規程消防報警及聯動系統保養規程

　　火災緊急行動操作規程消火栓保養規程

　　樓宇消防規章管理規定

　　消防中控室管理制度機房防火規定

　　消防設備、設施、器材的管理規定電氣設備防火規定

　　公共場所防火規定辦公室防火規定

　　庫房防火規定

　　保潔工作標準和操作規程

　　公共區域走廊清潔操作規程 衛生間清潔操作規程

　　電梯轎廂清潔操作規程異常事故的處理操作規程

　　日常用工具使用操作規程保潔設備的使用及保養操作規程

　　行政管理

　　部門及員工考核與獎懲員工工作考核及獎懲制度

　　部門工作考評辦法

　　第二節 物業管理檔案的建立

　　物業檔案資料既是一個物業不可缺少的組成部分，也是物業信息的重要來源。在物業管理工作中，物業檔案資料也是物業管理的基礎，起著重要的憑證和參考作用。

　?。ㄒ唬┪飿I管理信息的內容

　　在本物業管理中，我們擬按資料性質分為原始資料、常規管理資料兩大類：

　　1、原始資料

　?。恋厥褂米C等權屬證書

　?。巹澰S可證、建筑許可證等各類項目批準證書

　?。ㄖD、施工圖、施工預算、施工組織設計等圖紙文件

　?。⒐D

　?。O備技術清單（名稱、規格、數量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等）

　?。O備技術手冊、使用說明及質量保證書

　?。O備安裝調試記錄（各設備系統的試壓、試漏檢查記錄，電梯、電氣、通風、供水、

　　消防等系統）

　?。两ㄊ┕び涗洠ǖ鼗幚碛涗?、結構安裝校正記錄、預應力構件施工記錄等）

　?。ǎ嫞┲O測記錄構（建）筑的沉降、變形、防震、結構焊＊縫探傷檢查記錄

　?。[蔽工程的驗收記錄

　?。こ淌鹿拾l生及處理記錄

　?。獔D紙會審記錄、設計變更洽商和技術核定單

　?。椖康闹匾夹g決定和文件

　?。炇沼媱澓万炇諘h紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結報告

　　2、常規處理資料

　?。鞑块T工作（操作）規范，管理制度

　?。鞑块T工作記錄

　?。?、中、小修記錄

　?。椖糠职贤荣Y料

　?。c客戶方來往信函、投訴及處理資料

　?。飿I管理委托合同

　?。煞ㄒ幖罢嘘P文件

　?。ǘ┪飿I管理檔案的建立

　　根據物業管理信息的內容，考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性，便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列：

　　1、事務管理類

　　可以分成上級來文、外來文、計劃總結、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業管理委托合同、內部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久

檔案給予保留，其余按年度進行排列。

　　2、工程管理類

　　建立工程圖紙檔案、設備檔案、設備保養維修記錄、設備運行記錄等。工程圖紙檔案、設備檔案等物業原始資料作為永久檔案給予保留。設備保養維修記錄、設備運行記錄等按年度排列。

　　三、物業檔案資料的管理

　?。ㄒ唬n案資料的收集

　　檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求：

　　1、物業接管時全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業基本情況。

　　2、維修更新時將維修更新后的物業變動情況注記在案。

　?。ǘ┙藴驶膱D、檔、卡、冊、表

　　建立標準化的圖、檔、卡、冊、表，分類妥善保管。

　　1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。

　　2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括：業主檔案、重要設備檔案等，其中業主檔案需要重點保存，絕密管理。

　　3、卡是指根據管理工作需要而制作的設備保養卡、維修記錄卡等。

　　4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。

　　5、表是指根據管理工作的需要而設立的各類表格。包括：房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務洽商記錄，以及各類統計表格等。

　?。ㄈ┙討B管理機制

　　所有資料實行"雙檔"（電腦檔案、文本檔案）管理，同時由于物業檔案資料管理具有動態性，因此必須建立動態管理機制。凡是管理程序各個環節，都要求有關人員進行及時、完整的動態補充。

篇2：物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立

　　物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立

　　入伙裝修期的檔案建立

　　第一節業主入伙檔案

　　一、業主入伙資料,主要包括：

　　1、《入伙通知書》；

　　2、房產證或購房合同復印件；

　　3、業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；

　　4、營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位)；

　　6、《業主(臨時)公約》；

　　7、《收樓書》存根；

　　8、《整改項目報告》。

　　二、業主家庭情況資料,主要包括：

　　1、業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；

　　2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；

　　3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；

　　4、業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；

　　5、辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。

　　第二節 業主裝修檔案

　　一、裝修申請審批資料,主要包括：

　　1、《裝修申請/驗收表》；

　　2、《裝修審批通知書》；

　　3、裝修圖紙及審批資料；

　　4、裝修施工單位營業執照及資質證書復印件；

　　二、裝修管理檔案,主要包括：

　　1、《裝修管理協議》；

　　2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；

　　3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；

　　4、《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；

　　5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。

　　以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。

　　附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格

　　1、入伙通知書

　　2、收樓須知

　　3、入伙預交費用一覽表

　　(1)業主/住戶情況登記表(個人)

　　(2)業主/住戶情況登記表(單位)

　　4、收樓手續流程條

　　5、收樓證明書

　　6、業主公約

　　7、委托銀行代收費協議書

　　8、業戶手冊

　　9、裝修指南

　　10、住宅質量保證書

　　11、住宅使用說明書

　　12、收樓書

　　13、整改項目報告

　　14、其它入伙代辦手續簽約表格

　　15、裝修申請/驗收表

　　16、裝修審批通知書

　　17、房屋裝修管理規定

　　18、裝修管理協議

　　19、施工出入證辦證登記表

　　20、單元施工許可證

　　21、出入證

　　22、動火許可證

　　23、違反裝修規定整改通知書

　　24、裝修驗收整改通知書

　　25、裝修巡視檢查記錄表

篇3：物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》

　　物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》

　　一、單選題

　　228、物業中的公共設施和房屋公共部位是多個產權人共有財產，其維修養護費用應由()

　　A、共有人按產權比例分擔B、共有人按人口數量分

　　229、物業檔案資料是指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。

　　A、原始記錄B、業主檔案C、管理制度D、用戶信息

　　230、客戶投訴記錄應每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。

　　A、半年B、1年C、2年D、3年

　　231、制作房地產分幅平面圖應按照()的比例

　　A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000

　　232、物業管理檔案中的()是指在物業管理活動過程中形成的各種文字資料

　　A、圖B、表C、檔D、冊

　　233、物業管理檔案中()的特點是內容濃縮，檢索方便。

　　A、圖B、表C、卡D、冊

　　234、一個有序的物業管理資料庫是一個完整的()。

　　A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環形圖

　　235、在管理檔案的各個環節中，()的重點是去偽存真，留下物業管理有用的資料。

　　A、收集B、整理C、歸檔D、利用

　　236、歸檔就是按照資料本身的()進行科學地分類與保存。

　　A、大小順序B、字母排列C、內在規律D、圖表卡冊

　　237、物業資料歸檔要做到()。

　　A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準確D、十清

　　二、多選題

　　238、在物業管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。

　　A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度

　　239、檔是物業管理檔案資料的主要成分，包括()。

　　A、房屋接管驗收記錄B、房屋分戶平面圖

　　C、管理合同副本D、房屋產權證副本

　　240、物業檔案資料的作用有()。

　　A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協調作用

　　241、物業檔案資料是()

　　A、銷售、出租物業時的憑證B、前期建設開發成果的記錄

　　C、實施物業管理時工程維修和配套發行的依據D、更換物業管理企業是必須移交的內容之一

　　242、計算機在物業管理中的應用包括()。

　　A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規劃設計圖紙，存儲各項基礎資料

　　C、確保物業具備正常的使用功能D、建立網絡，溝通信息，實現資料、設備共享

　　243、有物業管理系統中的計算機技術主要用于()等方面。

　　A、電子數據處理B、管理信息系統C、決策系統D、消防系統

　　三、判斷題

　　244、()房地產的權屬登記和產權備案是物業管理中的重要環節。

　　245、()在對物業管理檔案進行分類時，通常是采用一種方法比較好。

　　246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環節。

　　247、()使用電子數據處理技術不僅可以節省人力、物力，而且使管理工作更加科學化、規范化和現代化，從而提高服務水平。