物業管理檔案包括業主檔案、圖紙檔案、維修檔案、會計檔案等。
由于其不動產的特點，物業的管理跨越時間長，變數也多，使得建立和規范使用檔案成為物業管理工作中不可或缺的一部分。然而，在物業管理檔案的建立和日常管理的過程中，管理者卻經常遇到查詢困難、內容缺失嚴重、借閱混亂等問題。在此，筆者結合實際工作，對物業管理檔案的建檔、分類、使用方法進行了歸納整理，希望能給物管同行帶來幫助。
物業管理檔案的作用
物業管理檔案主要有兩個作用。
其一是憑證。憑證作用是物業管理檔案最基本的特點，由其形成過程及內容決定，是使檔案優于其他各種物業管理資料的一種作用。通常物業管理檔案的內容從當時當事直接使用的文件轉化而來，文件中保留著真實確切的時間標記。如果某業主搞裝修設計時無法確認承重墻、柱的位置，物管即可通過查閱該房屋原始圖紙幫助業主確認承重結構。
其二是參考。物業管理檔案是事實、數據和經驗的記錄，是真實的可靠的原始資料，既為同一項目不同時期的情況提供比較參考，也為同時期的不同項目之間提供參照。如在年底確定某物業項目下一年度共用及公共水電費使用指標時，通常將同一項目過去幾年的數據和同類型項目的本年度數據作為參考，并結合項目下一年度管理進行確定。
檔案的建立
形式上，物業管理檔案分為電子檔案和紙質檔案，電子檔案的特點是方便查詢，紙質檔案的特點是可作為有效憑證。內容上，物業管理檔案分登記表格、簽收資料、會議文件、合同文書、照片、電子記錄等。類別上，物業管理檔案分業主檔案、維修檔案、圖紙檔案、會計檔案、合同協議、報事檔案、員工檔案等。
對于建立業主檔案，筆者的經驗是主要按資料類別進行整理歸類，具體由入伙資料、裝修資料、維修資料及其他資料組成。
業主檔案中的入伙資料一般由6份資料組成，即《入伙通知書》、《入伙資料簽收單》、《前期物業服務協議》、《業主情況登記表》、《管理規約》和《物業驗收交接表》。該6份資料屬業主檔案中的必備資料。
業主檔案中的裝修資料由5份資料組成，即《裝修申請登記表》、《裝修試水表》、《裝修巡查記錄表》、《違章報告》和《違章整改通知書》。通常該5份資料視物業情況而異，如精裝修物業，即不存在以上資料。
業主檔案中的維修資料分“保修期內維修資料”和“維修資金維修資料”。保修期內的維修資料由《工程維修聯系單》和《維修檔案備忘表》組成。啟用維修資金維修物業的相關資料則相對較多較雜，主要有《工程維修聯系單》、《維修備忘表》、《維修申請書》、《維修資金申請委托書》、《業主身份證復印件》、《業主房產證復印件》、《維修預算公示》、《施工合同》、《維修工程施工方案》、《業主簽名表》、《業主簽名達標證明》、《維修資金首付款收據》、《維修資金使用預算表》、《維修資金使用申請表》、《工程維修驗收證明》、《漏水及維修照片》、《驗收報告》、《維修資金使用結算明細表》、《尾款收據》、《維修資金使用結算表》等20份資料組成。
其他資料有《催費通知單存根聯》、《律師函》、《協調記錄》等。
無論是業主檔案，還是圖紙檔案或其他檔案，通常在建檔前，就必須明白各類檔案的內容，即各類檔案中必須存在和可能存在的資料到底有哪些？只有搞明白各類檔案資料的內容，才能使檔案在建立起來之后分類清晰，在收集、整理和查詢時有的放矢。
檔案的使用
建立物業管理檔案最終的目的是為管理服務，即方便管理。從檔案本身的作用來說，無論是憑證作用還是參考作用，都需要通過查詢才能得到體現。
筆者認為須從以下兩個方面規范物業管理檔案的使用管理。
建立方便查詢的電子檔案
物業管理檔案的管理屬于一項時間跨度較長的工作。如同一時期的物業項目，有的業主裝修入住已經幾年了，有的業主卻還沒有交房；有的業主首次裝修還沒有進行，有的業主卻要進行二次裝修。特別是一些有關時間或數據性的資料，倘若每次都必www.airporthotelslisboa.com須翻閱紙質檔案進行查詢，不僅浪費時間，而且也不利于紙質檔案的保存（經常翻閱紙質資料，勢必造成紙質資料的破損）。因此，在建立紙質檔案的同時，還需建立方便查詢的電子檔案。以物業的圖紙資料為例，當某部門（人員）需要借閱相關圖紙時，我們可以通過電腦查詢圖紙檔案的保存狀況、位置后，再進行下一步工作，如查詢
篇2：物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節業主入伙檔案
一、業主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產證或購房合同復印件；
3、業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；
4、營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位)；
6、《業主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業主家庭情況資料,主要包括：
1、業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
4、業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。
第二節 業主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業執照及資質證書復印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預交費用一覽表
(1)業主/住戶情況登記表(個人)
(2)業主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續流程條
5、收樓證明書
6、業主公約
7、委托銀行代收費協議書
8、業戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規定
18、裝修管理協議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
物業管理員試題《物業管理檔案建立與管理》
一、單選題
228、物業中的公共設施和房屋公共部位是多個產權人共有財產，其維修養護費用應由()
A、共有人按產權比例分擔B、共有人按人口數量分
229、物業檔案資料是指人們在物業的開發和管理活動中形成的，作為()保存起來以備查考的各種文件。
A、原始記錄B、業主檔案C、管理制度D、用戶信息
230、客戶投訴記錄應每年更新，舊的記錄一般()后可以銷毀。
A、半年B、1年C、2年D、3年
231、制作房地產分幅平面圖應按照()的比例
A、1:200B、1:500C、1:1000D、1:5000
232、物業管理檔案中的()是指在物業管理活動過程中形成的各種文字資料
A、圖B、表C、檔D、冊
233、物業管理檔案中()的特點是內容濃縮，檢索方便。
A、圖B、表C、卡D、冊
234、一個有序的物業管理資料庫是一個完整的()。
A、樹形圖B、菱形圖C、矩形圖D、環形圖
235、在管理檔案的各個環節中，()的重點是去偽存真，留下物業管理有用的資料。
A、收集B、整理C、歸檔D、利用
236、歸檔就是按照資料本身的()進行科學地分類與保存。
A、大小順序B、字母排列C、內在規律D、圖表卡冊
237、物業資料歸檔要做到()。
A、去偽存真B、盡可能完整C、盡可能準確D、十清
二、多選題
238、在物業管理工作中，用戶檔案的建立與管理是通過()完成的。
A、收集檔案資料B、分類存檔C、建立管理制度D、建立使用制度
239、檔是物業管理檔案資料的主要成分，包括()。
A、房屋接管驗收記錄B、房屋分戶平面圖
C、管理合同副本D、房屋產權證副本
240、物業檔案資料的作用有()。
A、制約作用B、憑證作用C、參考作用D、協調作用
241、物業檔案資料是()
A、銷售、出租物業時的憑證B、前期建設開發成果的記錄
C、實施物業管理時工程維修和配套發行的依據D、更換物業管理企業是必須移交的內容之一
242、計算機在物業管理中的應用包括()。
A、編輯、處理、打印、保管各種文書和資料B、制作規劃設計圖紙，存儲各項基礎資料
C、確保物業具備正常的使用功能D、建立網絡，溝通信息，實現資料、設備共享
243、有物業管理系統中的計算機技術主要用于()等方面。
A、電子數據處理B、管理信息系統C、決策系統D、消防系統
三、判斷題
244、()房地產的權屬登記和產權備案是物業管理中的重要環節。
245、()在對物業管理檔案進行分類時，通常是采用一種方法比較好。
246、()檔案資料的建立主要抓住收集、整理、歸檔、利用四個環節。
247、()使用電子數據處理技術不僅可以節省人力、物力，而且使管理工作更加科學化、規范化和現代化，從而提高服務水平。