物業品質部檔案資料管理規定

　　1.目的

　　為了妥善保管品質部相關文件，維護檔案的完整和安全。

　　2.范圍

　　程序文件、工作手冊等文件，品質部的收、發文件，品質部日常相關記錄表格，與物業管理有關的法律、法規。

　　3.職責

　　品質部資料管理員負責對資料進行收集，并對檔案文件進行保管。

　　4.程序

　　4.1質量手冊、程序文件、工作手冊等質量體系文件及與物業管理有關的法律、法規按《文件控制流程》和公司有關規定進行控制;

　　4.2品質部所有來文由品質部資料員按內容、年限進行歸類、編號、建檔，并填寫《文件清單》;

　　4.3以品質部名義發出的文件由資料員對文件進行編號，電腦存檔，進行發放，發放時應填寫《文件發放/回收記錄表》，請領取文件者簽收;

　　4.4品質部根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件

　　4.4.1防火、防光。保管檔案的器具要遠離火源，附近要備有滅火設施，要避免陽光直射;

　　4.4.2防潮、防霉。要采取措施，控制好檔案存放環境的溫度和濕度，保持通風;

　　4.4.3防塵、防蟲。檔案存放要相對密封，要防止和抑制檔案害蟲的繁殖和發育;

　　4.5保管以錄音、錄像為載體的檔案還要注意防磁，只允許使用木制的柜子存放，且每半年復查一次。照片保管要防潮，要收集底片并附樣照;

　　4.6歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄;

　　4.7檔案分類采取年度--組織--保管期限分類法：卷內文件先按作者劃分，再按文件的形成時間順序排列。卷內目錄按預設項目逐項填寫，附于卷內文件前面。卷內文件經有機組合 和系統排列后，要按每份文件在卷內排列的順序頁碼編寫張號。其方法是卷內文件除空白紙外，凡載有圖文信息的正反面均每頁依次編一個張號。左側裝訂的案卷，張號標注在每頁。

　　相關表格

　　序號、名稱、頁數、備注

　　1《查崗記錄表》

　　2《處罰通知單》

　　3《月檢記分表》

　　4《糾正措施報告》

　　5《工程(周)月檢表》

　　6《安全(周)月檢表》

　　7《綠化(周)月檢表》

　　8《客戶服務(周)月檢表》

　　9《保潔(周)月檢表》

　　10《內審報告》

　　11《不合格處理單》

　　12《內審檢查表》

　　13《員工培訓檔案》

　　14《年度工作計劃》

　　15《培訓需求表》

　　16《會議/培訓簽到表》

　　17《投訴、回訪記錄表》

　　18《社區文化活動記錄表》

　　19《大事記錄表》

　　20《文件清單》

　　21《記錄表格清單》

　　22《文件借閱記錄》

　　23《文件發放/回收記錄表》

　　24《受控文件新增、更改、取消、申領申請表》

　　25《文件/表格銷毀登記表》

篇2：師院檔案資料人員職責

　　檔案資料人員崗位職責

　　一.根據外語學院英語專業課程設置和大學英語、大學泰語、大學阿拉伯語及其法語課程設置的需要，結合較少的經費購置部分教學急需的參考資料并進行編目上架。

　　二.就現有資料對老師實行開架借閱，對學生實行開架室內閱覽。為學生見習、試講和實習提供一種現行初高中教材及教參。

　　三.做好報刊雜志征訂、借閱和年度裝訂成冊工作，并注意信息收集與宣傳，為師生教學和科研服務。

　　四.搞好專業課學生教材和公共外語教材的征訂，搞好外語學院教師的教材征訂和供給。

　　五.搞好歸檔資料的登記、保存、查閱，為科研提供方便。

　　六.為師生教學，做好磁帶復制、光盤刻錄等工作。

　　七.做好外語學習機和參考資料的銷售，為學生學習服務。

　　八.注意搞好本室的財產安全、消防、衛生等工作。

　　九.認真完成院領導交給的其它臨時性任務。

　　ZZ師范學院外語學院

篇3：家長學校檔案資料管理制度

　　中學家長學校檔案資料管理制度

　　1、學校成立專門的檔案資料室，專人負責管理各類檔案。

　　2、凡家長學校所開展的所有活動，都必須有資料積累，并及時把資料歸并成冊，分類裝訂。

　　3、教師在家長學?；顒又械慕贪?、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊，交送資料統一保管。

　　4、家長會簽到單、學員名冊、優秀學員名冊等按學期分類裝訂，送資料定保管。

　　5、資料室工作人員應盡心盡職，做到資料裝訂分門別類，存放整齊有序，不漏收、漏裝資料。

　　6、加強學校領導對資料室的管理，不間斷地進行檢查，及時提出完善意見。

篇4：某基建規劃處檔案資料管理辦法

>　　基建規劃處檔案資料管理辦法

　　檔案管理是我處工作的重要組成部分，為了充分發揮檔案的作用，使之更好地服務于工作，特制訂本辦法。

　　一、文件材料歸檔范圍：

　　1、院外文件：按規定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

　　2、學院下發的有關文件以及制定的各種制度、規定、辦法、條例。

　　3、我處形成下達的各類規章制度、正式文件和會議記錄等資料。

　　4、我處代表學院與外單位簽訂的有關合同、協議(基建檔案除外)。

　　5、學院總體規劃、基建計劃、招投標記錄等資料。

　　6、按學院檔案館規定要求歸檔的有關資料。

　　二、檔案的使用與管理：

　　1、根據學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統一管理，以維護檔案資料的完整和安全。

　　2、工作需要借閱檔案，根據相關規定辦理手續。檔案借出后，、借閱者應對檔案負責，不得遺失、泄密和污損，也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。

　　3、各級領導應將各類會議、大事的有關材料及時交檔案，負責檔案管理應經常檢查、收集檔案資料、材料，及時整理歸檔。

　　4、凡是需要銷毀的檔案資料，必須造具清冊，經主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執行。

　　三、文件傳閱和處理：

　　收到文件，要根據文件的內容、密級、傳閱范圍等要求，及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。

　　2、分發到有關科室的文件必須登記在案。

　　3、文件一般不外借，如確需借閱，應進行詳細登記，并限期歸還。

　　4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應及時立卷歸檔按有關規定理。

　　四、組織

　　1、處成立檔案管理領導小組，負責對檔案工作的領導并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

　　2、各科室應明確專人負責檔案工作。

　　五、其他

　　1、未盡事宜由處負責解釋。

　　2、本辦法自公布之日起執行。

　　z醫學院基建規劃處