物業企業倉庫管理
首先,我要闡述的是傳統概念的倉庫管理是如何操作的以及其弊端。
第一、我們從物品的編碼說起。通常,工作人員在編制物品編碼時,最多編制到物品的二級編碼。我們拿物業服務企業來說,物品一般分:工程類、辦公用品類、消防安保類、保潔保綠類等,并把這作為一級編碼的依據;二級編碼則是某類中的分類,例如工程類中的燈泡、螺絲,辦公用品中的復印紙、筆等。但是,以辦公用品中的筆為例,它有不同的品牌不同的種類不同的價格,且需求量也不盡相同,如果全部歸為筆名下,如何做到準確無誤的盤庫?如何了解它們不同的使用率與成本?
第二、通常倉庫管理人員只記錄即時入庫貨品的單價,但是物品的單價必定是隨著市場經濟而變更的,誰都不能保證每批次的單價都一樣,如果只記錄即時單價,又怎能準確了解在一周期內此物品存庫量的真實成本呢?
第三、倉庫管理員一般是固定時間采購物品。但是,如果有突發事件,他能保證庫存物品能滿足需求嗎?而他如果有儲備,那他的儲備量的依據又是從何而來?因為如果沒有科學的庫存依據,要么無法滿足突發事件的需求,要么致使物品堆積而造成因過期而無法使用及占用大量資金。
第四、通常部門主管在簽批下屬領料單時,由于無法得到有效數據,只能照單簽批;而倉庫管理員也就見單發料。但是,申領的數量和批次以及一定周期內申領的總量是否和工作量相應呢?判斷的依據在哪兒呢?這是非常重要的,因為這直接關系到企業的成本核算。
第五、每個部門每年都將作下年的預算,申領物品的總額也是預算之一,可是倉庫管理工作中沒有提供數據這一項,那他這部分預算的準確率又有多少呢?而部門的預算將是整個企業作次年計劃的基礎。
第六、很少有企業把部門申領物品的量作為部門績效考核的內容,但這恰恰是一個部門對于物品管理能力和成本控制的體現。如果要考核,考核的依據又從何而來呢?通常的倉庫管理無法提供。
第七、倉庫管理員盤庫通常是對照著進出存總量報表邊找數據邊手動進行實盤。如果是上千種物品,那么這種盤點方式的工作效率可想而知。
綜上所述,很顯然,傳統概念的倉庫管理已經無法滿足現代企業的要求。
其次,我認為,一個完善周全的倉庫管理模式,完全可以為采購作好充分準確的準備。因為采購管理和倉庫管理是息息相關的,如果在管理倉庫的同時,為采購作好先期鋪墊,那么將提高采購的工作效率,并做到有的放矢。
因此,如何改變管理思路,順應現代企業發展要求,使之完善從而解決上述困惑并為采購提供有效數據是我將要論述的內容。針對提出的七點,我們作了以下設想:
第一、還是從物品的編碼方式說起。在討論編碼方式之前,我想先提一下條形碼。條形碼對于我們來說應該是不陌生的,它相當于某件物品的身份證,獨一無二。即同種規格同種產品對應同一個產品代碼,同種產品不同規格應對應不同的產品代碼。根據產品的不同性質,如:重量、包裝、規格、氣味、顏色、形狀等等,賦予不同的商品代碼。了解了條形碼的特性,那我們就可以借鑒這種方式來為倉庫的物品編碼。在作物品編碼時,我們可以對物品作三級編碼,這個三級編碼的概念相當于條形碼,即一碼對一物。拿辦公用品來說,如果一級編碼是辦公用品類,二級編碼是復印紙、筆類,那么三級編碼就是復印紙中的A4或A3,筆中的水筆或原珠筆等。這樣編碼的好處是,我們可以知道任意一件物品的出入存庫的量及使用率,明了任意一件物品的單價及存庫成本,且更利于保證盤庫數據的準確性和專向性。而作三級編碼的意義不僅于此,下文還將提到。
第二、如何計算某一物品的某一周期相對準確的存庫成本呢?因為這關系到占用資金量多少的問題,當它的庫存成本超過某一安全值(下文解釋),便需分析原因。大家都知道股票中的某一股票類積的成本計算方式吧?即加權平均價。也就是說,將每批次的量價相乘后相加,然后除以累積批次量總和,得出的數據便是加權平均價,即此物品即時綜合單價。這個綜合單價即是成本核算的依據,又可作為下一周期首次的虛擬進貨單價。另外,每批次所記錄的即時單價,又可作為采購時詢價的依據,這樣豈不是一舉兩得?而要做到這一點,三級編碼的方式功不可沒。
第三、如何以最經濟的資金占有量有效設置庫存量并保證企業順利運行呢?這里,我想引進安全庫存量和最高庫存量以及三月平均移動線的概念。安全庫存量即保障企業順利運行的最低庫存量,在有突發事件時,仍能保障物料的供應;最高庫存量即是庫存量的上限,設置的目的是有效控制資金占有量。那這兩個數據從何而來呢?這里我們不得不要再次提到三級編碼的好處了。因為設置了三級編碼,因此才能針對任意物品進行用量追蹤。我們可以利用股票曲線的原理,來制作我們的物品三月平均移動線。當某物品連續出庫二個月時,在第三個月可以得到一個三個月物品出庫的平均值,到第四個月,便可得到前三月平均值,以此類推。反映在三月平均移動線上,就是一條平穩的曲線。其中的三月即時平均值,便是我們安全庫存量與最高庫存量的計算基數,系數可暫時定為1.05和1.25,即最低5%的量和最高25%的量,此系數可根據三月平均移動線的趨勢加以調整。這個三月平均移動線,不僅可以作為系數調整的依據,更能直觀的反映某一物品的用量趨勢,出現異常時可依圖及時發現。而安全庫存量和最高庫存量的設立,即能保障企業的順利運行,又能控制資金占有量,并且保證物品的質量而不至于使物品過期無法使用。這些都得利于三月平均移動線。
第四、每個部門的員工在申領物料時,主管簽批的依據是什么呢?部門的二級倉庫存有一周(此周期可按需設定)的庫存量,如果用總庫管理方式來管理二級倉庫,那么這條三月平均移動線的數據在這里也能發揮它的作用。主管可以依照其中數據并結合實際工作量(任務單)來判斷是否簽批,簽批多少,并根據這條線來分析異常情況。同時,又可控制本部門申領物料的數量。
第五、部門作物料使用預算的依據如何得到呢?前文曾提到倉庫記錄了每批次的物品單價和計算出綜合單價以及每部門每物品的出庫量,因此,部門可以利用倉庫報表得到有效的數據,為部門作好相對準確的次年預算,從而使整個企業受益。
第六、現在每個企業都很注重績效考核,大至部門,小至個人。那何不把物料使用情況也作為考核項目之一呢?前文已說過,這是一個部門對于物品管理能力和成本控制的體現。如果設立獎懲機制,那將會推動企業所有部門及員工養成不隨意浪費物料的的好習慣,間接的為企業節約了物料成本。而考核的依據便是三月平均移動線的趨勢圖!當出現異常時,除非有合理的解釋,否則就可依此懲處。
第七、我們來討論一下如何盤庫。當倉庫有大量物品時,相信這對每個倉管員來說都是件令人頭痛的事。因為要不得不邊拿著寫著密密麻麻的數據的報表,邊尋找物品逐個手動點檢,還不能保證是否正確。在這里,還是要提到三級編碼所起到的作用了。應該還記得前文提到的條形碼吧?就因為三級編碼用的是條形碼的一碼對一物的概念,因此,可以在物品貨品卡上貼上條形碼貼,利用軟件將編碼和條形碼統一,在用條形碼掃描儀掃描某物品時,即時在電腦中反應出此物品的理論庫存量,然后配合手動點檢盤庫。如此操作,將會大大提高工作效率,并保證一定的準確性。
管理不會是靜止狀態,而是復雜的動態過程。試想,如果把供應鏈比作一條流淌的河流,那么上游就是采購,下游就是出庫,出庫量就是采購量。這樣,則無法獲知單一物品的流量,更無法談及去控制它的流量,如此長久失控的話,必將造成企業資金占用成本和損耗的上升。而如果利用水庫控制流量的原理來管理倉庫,那么問題便行刃而解了。當水庫達到最高存量時,可將水閘關上,不再進水;當水庫到最低存量時則打開水閘進水。這就是庫存中的安全庫存量和最高庫存量的概念。當下游出庫量增加時,可利用水庫中的水量控制出庫量,同時根據水庫情況,增加水庫的進水量。流量在倉庫概念中直接表現形式就是資金流量,因為任何實物都將轉換為金額。這樣一來,我們的倉庫管理形同在河流中設置了一道防線,即控制了流量,避免不必要的資金浪費,同時也能防范意外的發生。
篇2:物業會所收費管理及倉庫管理流程
物業會所收費管理及倉庫管理流程
一.游泳場收費流程
1.單次消費:
客人到會所前臺收銀處 →報消費人數及消費項目→收銀電腦開單計費(按消費項目分別開單)→告知客人金額 →請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→收銀打印一式兩聯帳單→ 一聯帳單收銀留存,一聯帳單交客人(帳單上注明當天消費當天有效)→ 客人憑帳單到游泳場入場消費,服務員在帳單上劃雙線作廢。
2.月卡、年卡消費:
?、?辦卡時,客人到會所前臺收銀處 →報開辦月卡或年卡→收銀記錄客人姓名、電話,登記在“游泳場月卡或年卡使用登記表”及月卡或年卡上→告知客人收費金額及消費總次數→收銀電腦開單計費→請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→收銀打印帳單留底→ 交月卡或年卡給客人→ 收銀員將登記表交主管派發相應場館服務員。
?、诳腿讼M時,客人憑卡到網球場或游泳場入場→ 服務員在卡上按人數劃卡,在“游泳場月卡或年卡使用登記表”上登記日期、次數,客人簽名確認→ 服務員簽名確認。
二. 網球場收費流程
1.單次消費:
客人到會所前臺收銀處 →報消費小時及消費項目→收銀按消費項目按消費時間電腦開單計費→告知客人金額 →請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→收銀打印一式兩聯帳單→ 一聯帳單收銀留存,一聯帳單交客人(帳單上注明當天消費當天有效)→ 客人憑帳單到網球場或游泳場入場消費,服務員在帳單上劃雙線作廢。
2.月卡、年卡消費:
?、?辦卡時,客人到會所前臺收銀處 →報開辦月卡或年卡→收銀記錄客人姓名、電話,登記在“網球場月卡或年卡使用登記表”及月卡或年卡上→告知客人收費金額及消費總小時數(不滿1小時按1 小時計)→收銀電腦開單計費→請問客人是給現金或刷卡 →收客人現金或刷卡→收銀打印帳單留底→ 交月卡或年卡給客人→ 收銀員將登記表交主管派發相應場館服務員。
?、诳腿讼M時,客人憑卡到網球場入場→ 服務員在卡上按小時數劃卡,在“網球場月卡或年卡使用登記表”上登記日期、小時數,客人簽名確認→ 服務員簽名確認。
三. 棋牌室收費流程
客人到棋牌室消費→服務員在手工帳單上注明開房(開臺)時間、房號或臺號→報收銀員錄入收費系統作開房、開臺登記→客人需要消費酒水、小食時→服務員用一式兩聯酒水單下單→用財務聯到收銀臺領取水、小食→收銀憑財務聯酒水單錄入收費系統→客人結帳時, 服務員要在手工帳單上注明截止時間→報收銀員錄入收費系統→收銀員結算出該房消費總額→打印暫結單給客人→請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→ 收銀錄入結算方式,收費完成。
四. 桌球室收費流程
客人到桌球室消費→服務員在手工帳單上注明開房(開臺)時間、房號或臺號(客人簽名確認)→報收銀員錄入收費系統作開房、開臺登記→客人需要消費酒水、小食時→服務員用一式兩聯酒水單下單→用財務聯到收銀臺領取水、小食→收銀憑財務聯酒水單錄入收費系統→客人結帳時, 服務員要在手工帳單上注明截止時間→報收銀員錄入收費系統→收銀員結算出該房消費總額→打印暫結單給客人→請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→ 收銀錄入結算方式,收費完成。
五. 健身室、乒乓球室收費流程
1.單次消費:
客人到會所前臺收銀處 →報消費小時及消費項目→收銀按消費項目按消費時間電腦開單計費→告知客人金額 →請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→收銀打印一式兩聯帳單→ 一聯帳單收銀留存,一聯帳單交客人→ 客人憑帳單到健身室或乒乓球室入場消費。
2. 月卡、年卡消費:
?、?辦卡時,客人到會所前臺收銀處 →報開辦月卡或年卡→收銀記錄客人姓名、電話,登記在“健身、乒乓球月卡或年卡使用登記表”及月卡或年卡上→告知客人收費金額及消費總小時數(不滿1小時按1 小時計)→收銀電腦開單計費→請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→收銀打印帳單留底→ 交月卡或年卡給客人→ 收銀員將登記表交主管派發相應場館服務員。
?、?客人消費時,客人憑卡到網球場入場→ 服務員在卡上按小時數劃卡,在“健身、乒乓球月卡或年卡使用登記表”上登記日期、小時數,客人簽名確認→ 服務員簽名確認。
六. 會員卡充值消費收費流程
1. 辦卡時,客人到會所前臺收銀處 →報開辦會員充值卡→收銀記錄客人姓名、電話,取新會員卡號輸入電腦→ 告知客人可充值金額→請問客人是給現金或刷卡 → 收客人現金或刷卡→收銀將充值金額輸入會員卡內→打印帳單留底→ 交會員卡給客人。
2. 客人在棋牌室、桌球室、健身室、乒乓球室消費時,會員充值卡可作現金使用。
各項消費流程同上,結算時客人出具會員卡→收銀將卡在ID讀卡器上讀卡→帳單顯示會員消費金額及余額→打印收費帳單→一聯客人存,一聯收銀存。
3. 會員卡充值優惠:以百元為單位,會員卡充值除游泳打8折優惠,棋牌室不打折外,其它項目打9折優惠。
七、收銀工作程序
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1. 收銀與前班收銀交接備用金后到出納處換取當天備用零鈔。
2. 收銀到會計處領取該班次所需使用的帳單及收據,檢查帳單及收據是否順號,如有缺號、短聯應立即退回。
3. 檢查電腦系統的日期、時間是否正確,如有日期不對或時間不準時,應及時進行調整,并檢查色帶、紙帶是否足夠。
4. 查閱收銀員交接記事本,了解上班遺留問題,以便及時處理。
5. 收銀和領班一起交接、清點吧臺的酒水飲料、必須對照日報表逐一核對,短少的由前一班人員負責賠償,接班時不清點的,后來發現短少的,一律自行負責;
?。ǘI業進行中工作程序
1. 當服務員把點菜單交到收銀臺時,收銀員應首先檢查消費項目、臺號是否記錄齊全,如記錄不全則退回服務員。
2. 當點菜單記錄齊全后,開始正式輸入菜單,首先將客帳單號碼輸入電腦內, 收銀機將自動編制該帳單號,待客人結帳時使用;然后將客人人數、臺號以及客人所點的食品、飲料內容及數量依照電腦菜單鍵輸入。輸入完畢后即可等待客人結帳。
?。ㄈ┙Y帳工作流程
1. 結帳單一式二聯:第一聯為財務聯、第二聯為客人聯。
2. 客人要求結帳時,收銀員根據服務員報結的臺號打印出結帳單,服務員或收 銀員憑結帳單與客人結帳。
3. 作廢或修改帳單時應由相關人員說明作廢或調整原因,并簽上姓名,當班管理人員簽名證實后,將修改單和作廢單(兩聯)交收銀員送財務部審核。
4. 收銀員在本班次營業結束后應做單班結帳,打印當班營業收入報表,當班吧臺酒水小食庫存表;在本日營業工作結束后,應做日結帳,除打印當班營業收入報表,當班吧臺酒水小食庫存表外,要打印日營業報表。
?。ㄋ模┫掳鄷r現金及帳單交接程序
1. 早班營業結束后,收銀員將收入現金、刷卡單在現金交接本上登記交給出納,帳單、報表交會計核查。
2. 晚班營業結束后,收銀與當班領班一同清點收入現金(現金應與當班報表現金數一致,若長款上繳,短款收銀自賠),在“現金交款登記表”記錄現金總額并同時簽名,然后將現金裝入信封內,并用膠水封口,收銀領班在封口處簽名后再用透明封口,收銀在領班見證下將現金信封放入保險柜保管,第二天早上當班收銀在領班見證下開保險柜取出未開封的現金信封交出納,出納清點后在“現金交款登記表”簽名。若出納清點現金與登記表不符,出納報告財務經理,財務調取監控,根據監控錄像再作處理。帳單、報表交會計核查。
八. 酒吧物資的管理
1.收貨流程:
供應商來貨→公司倉管員根據收貨憑證、發票核對貨物的品名、規格、數量、金額是否一致→ 會所驗收人員檢驗貨物的質量 → 合格后倉管員和驗收人員按要求在送貨單上簽字→物資直撥會所酒吧倉保管→收銀根據收貨單在倉庫管理軟件作物資入庫→打出入庫單→收銀將入庫單、送貨單、發票報財務審核報銷。
2. 出貨流程:
酒吧根據酒水消費單發出酒水小食→ 每班營業結束后打印酒水銷售報表→根據酒水銷售明細錄入倉庫管理軟件作出庫入帳→ 打印出庫單→ 將出庫單隨同銷售報表附在收銀每天收費報表報會計核查。
3. 物資盤點流程:
每天收銀每班營業結束打印庫存物資明細表核對酒吧實物,領班監盤,物資要帳實相符。
篇3:物業知識教材:工業廠房與倉庫物業管理
物業知識教材:工業廠房與倉庫物業管理
一、工業廠房與倉庫的管理
工業廠房是生產車間,關系到產品生產。倉庫是儲存保管的場所,關系到產品的丟失損 壞等。特別是工業廠房的管理是最難管理的,主要因為有如下的問題存在:
(1)公用地方及走火通道經常堆放雜物;
(2)廠房內儲存易燃貨物與材料多,火警危險性較高;
(3)廠房內的機械及存量過多的貨物可能超出樓面結構的承載標準;
(4)機器開動時的震蕩噪音對環境產生滋擾;
(5)升降機使用頻繁,損耗較大;
(6)工業樓房老化磨損速度快,保養維護費;
(7)大多數工人的素質較低。
因此,工業廠房與倉庫的管理工作是十分嚴謹細致的工作,必須做好。在實際管理中應 做到:
1.制定嚴格的管理制度
包括:
(1)工業廠房倉庫的管理規定;
(2)各個崗位的工作職責及操作規程;
(3)機器設備的安裝、管理及使用規定;
(4)材料領取、加工及檢驗等規定;
(5)產品出廠入庫等規定;
(6)成品發貨出庫等制度。
2.加強對重點設備和公共設施及公共管網的管理
為了保證工廠工業生產的正常進行,必須對工廠一些主要的設備進行重點管理,如載貨 電梯的管理、工業供水供電管理、變電房的管理等,同時,公共管網對整個工廠的正常運作事關重大,其維修養護十分重要,如電話線、污水管等的維修養護工作等。
(1)載貨電梯的管理。電梯是現代化的工業廠房中最常用的、使用最頻繁的運輸設備,保證電梯的正常運行,對保障所有企業的生產生活有重要作用。為了管好用好這些電梯,必 須對電梯司機進行專門的培訓,并配備專業的維修技術人員,完全按照專業化的要求進行管理。為了更加有效地管理好電梯,物業管理人員應該參與電梯的選型、訂貨、安裝驗收以及 年檢等工作。
(2)工業供水供電管理。工業用水用電不同于生活用水用電,其耗水量大,耗電量大,電容量也較生活用電之電容量大一些。而且水電的中止對廠家造成的損失有時是難以估計的 ,因此,水和電的正常供應是工廠進行工業生產的重要保障,對它們的管理是不容忽視的,為此,物業管理人員要做好工廠正常供水及供電的保障工作,應保證24小時供應。同時,要 加強對高壓變電房的管理,完全按照供電部門的安全操作規程進行管理,高配值班室每天24 小時要有人值班、節假日照常,確保電力供應。同時值班人員應根據用電情況適時地調節和 補償功率因素,使電網保持在較為經濟的運行狀態,以降低電耗、節約能源。
(3)公共管網的維修養護。這方面的工作較為繁雜。比如污水管堵塞如不及時檢修,勢必影響工廠和工人的正常工作。因此,對公共管網的維修養護十分重要。
3.完善工業廠房與倉庫的消防保安管理
工業廠房的消防管理往往是廠家所忽視的內容,從而導致許多工廠火災的發生,例如1993年11月在深圳龍崗區葵涌鎮致麗玩具廠發生的震驚海內外的大火,致使84人死亡,41人受 傷,廠家的經濟損失更不用提。許多工廠企業其他的管理制度多如牛毛,惟獨沒有防火責任制,還有的企業不惜花巨資去購買豪華小轎車和對辦公室進行超檔次的裝修,卻沒有錢來添 置消防設備。據調查,上述提到的葵涌鎮,有50家工廠不符合消防規定,其中就包括了致麗玩具廠。因此,作為物業管理公司進行管理的工廠和倉庫,必須加強對所管轄廠房和倉庫的 消防安全工作。具體包括:
(1)工業廠房與倉庫要建立嚴格的消防制度,明確各級消防人員的職責;
(2)要配備專門的消防管理人員,熟悉和掌握各種消防保安器材的使用;
(3)要建立嚴格的消防措施,配備消防用具,如消防帶、消防柱、滅火具、沙子等用品;
(4)要配備有先進的報警設備、工具等,如煙感報警監控系統和自動噴淋滅火系統等;
(5)要不定期地組織消防教育和消防演習。
4.加強工業廠房倉庫的安全保衛管理工作
(1)工業廠房和倉庫都要建立嚴格的值班守衛制度,對人員、產品的進出都要進行認真的檢查登記;
(2)無關人員不得進入廠房和倉庫重地;
(3)下班后廠房與倉庫要嚴格執行值班巡邏制度以及其他安全措施;
(4)嚴格執行兩人以上進入倉庫、鎖門等制度。
二、工業廠房與倉庫的服務
工業廠房與倉庫的服務,主要是做好各項保障工作,如材料物資、設備、工具等供應保 障;工作生活設施及條件的保障;廠容倉貌、優美環境和工作、生活和娛樂的保障等。
搞好工業廠房和貨倉的綠化衛生管理工作,能夠為工人工作、生活、娛樂提供一個優美 的環境,從而能夠讓工人工作時精神飽滿、心情舒暢,減少工傷事故的發生。因此,同其他物業一樣,工業廠房和貨倉的綠化衛生管理也很重要。當然,在具體管理上有些差別。如綠 化方面應根據工業廠房生產特點種植一些能適合排除工廠異味和廢氣的植物。衛生保潔工作也會因工業生產內容的不同而有不同的要求。由于工業廠房使用功能上的特殊性,有的廠房 難于保持清潔,如重工業生產廠房;有的工業廠房要求清潔度相當高,甚至要求車間內一塵不染,如生產精密化儀器儀表的工廠和食品加工生產工廠的廠房。因此,對不同的工業廠房 應有不同的衛生保潔制度和方法,對難以保持清潔的工業廠房,應勤清潔、清理、清掃。清潔要求高而嚴的廠房平時要采取保護清潔的措施,如進入車間要嚴格管理,要更換衣帽鞋子 ,戴好手套和帽子等??傊?。盡管工業廠房和貨倉的清潔難度大,但仍要設法做好,以保證生產順利進行。
篇4:物業公司倉庫管理作業規程
物業公司倉庫管理作業規程
1.0目的
1.1本規程規范倉庫管理工作,確保對倉庫物品進行安全、高效、有序的管理。
2.0適用范圍
2.1本規程適用于公司本部及下屬各管理處的倉庫管理工作。
3.0職責
3.1公司采購員負責物品的采購工作。
3.2倉庫管理員負責物品驗收、入倉、領用手續的辦理和庫存物品的保管。
3.3公司財務會計負責物品的核算。
3.4公司財務部經理負責倉庫管理工作的監督。
4.0管理工作要點
4.1庫存物品的限額標準
4.1.1日常消耗物料的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的1.2倍;
b)特殊情況另行處理。
4.1.2常備的零件物品的庫存限額:
a)一般為每月平均消耗量的1.5倍;
b)特殊情況另行處理。
4.2物品采購的申請
4.2.1倉庫管理員原則上應在每月25日前根據倉庫實際庫存量,編制下月物品采購計劃。
4.2.2當倉庫物品低于規定的庫存限額時,應及時填制所需物品的采購計劃。
4.2.3倉庫中無儲存的零星、應急物品由使用部門負責人填制采購計劃。
4.2.4倉庫管理員應在每月28日前將采購計劃交公司財務部經理審核。
4.2.5公司財務部經理依據下列內容審核:
a)倉庫實際庫存量;
b)當月實際消耗量;
c)庫存物品的限額標準;
d)下月預計消耗量;
e)下月資金預算。
4.2.6財務部經理審核:
a)采購計劃不合理的,應及時予以調整申購計劃;
b)采購計劃合理的,財務部經理應在財務審核欄內簽署姓名、日期。
4.2.7采購計劃在每月30日前報公司總經理審批。
4.2.8總經理審批同意后,交采購員按照相關規定進行采購。
4.3物品的驗收程序
4.3.1物品驗證的要求:
a)每次采購物品單位數量少于10個的,要求100%抽樣驗證;
b)每次采購物品單位數量多于10個的,要求10%-50%驗證;
c)采購物品必須具備合格證,特別對批量購買的物品必須要驗證物品的合格證,物品合格證由倉管員保存;
d)對目測無法驗證的物品,必須使用相關工具協助驗證;
e)物品的規格、數量等必須與《采購計劃單》上的內容相符;
f)倉管員應將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗證無誤后交財務部保存、備查。
4.3.2物品驗證的方法
a)物品包裝的驗證:
?。锲吠獍b平整光滑,密封包裝無裂縫、無滲漏、無污染或破損痕跡;
?。⒁夂藢ξ锲吠獍b上的生產日期及有效期。
b)物品質量的驗證:
?。屑殭z查物品表面有無擦傷、破損、無裂縫或扭曲變形;
?。炞C鐵制品時,應注意物品有無銹跡;
?。D動物品連接部分,檢查其轉動是否靈活,有無大的磨擦聲;
?。瓩z查物品接口部分,看連接處有無松動、滑絲現象;
?。炞C物品質地是否符合購買要求;
?。瓩z查物品附屬件是否齊全。
C)物品性能的驗證:
?。瓚獙ξ锲返臋C械部分應反復試動,檢查其靈活性、準確性;
?。炇站哂袕椥缘奈锲窌r,應對物品反復伸縮或彎曲,一般情況下,合格品應回復或基本回復原狀;
?。炇针娖魑锲窌r,應使用萬用表測試。
4.4物品的入倉程序
4.4.1物品的入倉程序:
a)采購員原則上應在物品采購回來的當日,將物品送交倉庫驗收,特殊情況不能在當日入倉的,應報財務部經理批準后另行處理;
b)如采購員通知物品供應商送貨上門,采購員應陪同供應商一起到倉庫驗貨;
c)倉庫管理員應對符合購買計劃的物品進行驗收;
d)經驗收合格的物品,倉庫管理員應開具《進倉單》,登記倉庫物品明細賬,并將物品分類存放;
e)倉庫管理員應根據當天的物品驗收單,及時登記物品明細賬;
f)倉庫管理員應在每月6日、16日、26日,將《進倉單》匯總后,交財務會計進行賬務處理。
g)拔到部門或管理處直接使用的開具《物資直接單》,經使用部門經理簽名后,由使用人直接領用。
4.4.2退回物品的入倉程序:
a)相關人員將未使用完的物品送到倉庫;
b)倉庫管理員應根據核查結果,進行驗收:
-合格品,填寫《進倉單》,在備注欄內填寫“退回物品入庫”字樣,存入合格品存放區內;
-不合格品,存放在不合格品區等待處理。
c)倉庫管理員應在每日下班前,根據退回物品《進倉單》,登記倉庫物品明細賬,以10天為一期送財務會計進行相關的賬務處理。
4.4.3設備工具的入倉程序:
a)新采購的工具按物品的入倉程序執行;
b)以舊換新的設備工具入倉程序:
-經辦人應憑其所在管理處主任簽名確認的《工具借領單》到倉庫辦理舊工具入倉手續;
-倉庫管理員經檢查無誤后予以辦理入倉手續,發給新工具,同時在使用《工具登記卡》上由經辦人簽名確認;
c)退還的設備工具入倉程序:
-倉庫管理員根據使用人的《工具登記卡》上的項目,逐項清點退還工具;
-倉庫管理員對退還的工具進行驗收;
-倉庫管理員應在《工具登記卡》上登記,并由使用人所在部門負責人簽名確認后存檔。
d)借用工具入倉程序:
-工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈;
-倉庫管理員根據設備工具的領用記錄,進行驗收;
-倉庫管理員應及時在《工具登記卡》上登記。
4.5倉庫物品的存放管理
4.5.1物品存放倉庫的自然條件:
a)有通風設備;
b)光線充足;
c)面積寬敞。
4.5.2倉庫物品的存放分類:
a)易燃、易爆與揮發性強的物品;
b)吸水性強、容易發潮、發霉和生銹的物品;
c)常用工具、材料和配件等;
d)易碎、易損物品;
e)食品類。
4.5.3物品存放倉庫的區域劃分:
a)合格物品存放區;
b)不合格物品存放區;
c)待檢物品存放區。
d)處理物品存放區
4.5.4倉庫區域劃分的方法:
a)在貨架上標識并隔離;
b)劃線掛標牌。
4.5.5倉庫物品的存放要求:
a)易燃、易爆與揮發性強的物品應單獨設置倉庫存放,存放時應注意:
-周圍無明火、遠離熱源;
-擺放在地下;
-配備滅火器;
-保持包裝完好;
-庫房結構堅固,門窗封閉牢固;
-庫房門內開。
b)吸水性強、容易發潮發霉和生銹的物品存放時:
-用經過防水處理的貨架放置;
-放在干燥的地上或貨架上;
-配備防潮通風設施。
c)常用工具、材料和配件等:
-不規則物品,用盒或袋裝好后擺放;
-規則的物品整齊的擺放在貨架或地上;
-體積較大、體重較輕的可靠墻上放或掛在墻上。
d)易碎易損的物品:
-體積較小或瓶裝物品,放置貨架的底層、整齊的擺放在地上;
-體積較大的,應靠墻立放,放置上方不懸掛物品;
-放置位置有膠墊。
e)食品:
-放置在經過防水處理的貨架上;
-配備通風、防潮設施。
4.6倉庫物品的領用管理
4.6.1物品領用程序:
a)物品領用人應憑其所在管理處經理簽字確認的《領料單》到倉庫辦理材料領用手續;
b)倉庫管理員根據《領料單》上所列品種,逐一發放;
c)倉庫管理員根據《領料單》內容登記倉庫物料發放明細登記;
d)倉庫管理員以10天為一期,將《領料單》匯總后交財務會計核對,并進行相關的賬務處理。
4.6.2工具的領用管理:
a)工具使用人應憑其所在管理處經理簽名確認的《領料單》到倉庫領用工具;
b)倉庫管理員應根據使用人《工具領用卡》的記錄,核對原卡上的領用工具是否有重復現象:
-如經核對,已有領用記錄,但沒有報廢或其他處理記錄,倉庫管理員應拒絕發放;
-如經核對沒有該工具的領用記錄,將工具發放給領用人后,并在《工具領用卡》上登記。
c)倉庫管理員以10天為一期,將《領料單》匯總后交財務會計核對,并進行相關的賬務處理。
4.6.3借用工具的領用程序:
a)凡因工作需要借用工具的人員,應憑其所在管理處經理簽名確認的《工具借領單》,到倉庫辦理工具借用手續;
b)倉庫管理員根據《工具借領單》,與倉庫建立的借用工具登記卡核對無誤后發放;
c)倉庫管理員對借用的工具應根據規定的歸還期限督促借用人按時歸還。
4.7倉庫物品報廢的管理
4.7.1報廢的標準:
a)物品到有效期;
b)客觀原因造成物品工具已無使用價值的;
c)按其他有關規定需報廢。
4.7.2物品報廢的程序:
a)報廢物品經辦人憑其所在管理處經理簽名確認的《物品報廢單》到倉庫辦理物品報廢手續;
b)倉庫庫存的物品報廢,由倉庫管理員負責填寫《物品報廢單》;
c)倉庫管理員準備好報廢物品的有關原始資料:
-入庫時間;
-物品性能介紹;
-使用時間;
-使用說明;
-其他有關資料。
d)公司財務部經理,應組織相關人員驗證;
e)報廢物品交總經理經理審批;
g)倉庫管理員根據審批意見,將報廢物品的相關財務資料交財務會計核對并進行相關的賬務處理。
4.8倉庫物品的清點
4.8.1每月25日前,倉庫管理員應對倉庫內物品進行逐一清點。
4.8.2根據清點結果,填寫《庫存物品盤點表》。
4.8.3倉庫管理員應將庫存物品明細賬的余額和盤點表上的實物余額進行核對:
a)經核對無誤的,倉庫管理員應根據當月發生的入庫單及出庫單,編制《庫存物品進、耗、存表》,同時編制下月采購計劃;
b)如經核對有誤:
-實物多于賬面余額的,報財務會計進行賬務處理;
-如實物少于賬面余額的,原則上視具體情況依據公司相關規程處理。
4.8.4倉庫管理員應在28目前將當月《物品盤點表》、《采購計劃表》報送公司財務部。
4.8.5公司財務部主管會計組織會計人員于每月25-31日對倉庫物品進行抽樣或全部核對,并于當月31日前將核對結果報財務部經理。
4.9倉庫物品管理資料的保管
4.9.1財務會計應在每月末將倉庫物品的財務原始單據編制記賬憑證、登記簿,并進行賬務處理。
4.9.2倉庫物品管理的財務資料交財務部經理審核無誤后,加密在管理處財務部長期保存。
4.10倉庫物品的管理情況,作為財務部相關人員、倉管員職效考評的依據之一。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《物品報廢單》
5.2《工具登記卡》
5.3《庫存物品進、耗、存表》
5.4《物品進倉單》
5.5《物品出倉單》
5.6《庫存物品盤點表》
5.7《物資直拔單》